Вы новичок в Microsoft Excel и вам нужно работать с электронной таблицей? Excel настолько переполнен полезными и сложными функциями, что новичку может показаться, что освоить его невозможно. Но не волнуйтесь — как только вы освоите несколько основных приемов, вы сможете вводить, манипулировать, вычислять и строить графики в кратчайшие сроки! В этом руководстве wikiHow вы узнаете о самых важных возможностях и функциях, которые вам нужно знать, начиная с ввода и сортировки основных данных и заканчивая написанием ваших первых формул.
Содержание
То, что вы должны знать
- Используйте «Быстрый анализ» в Excel, чтобы выполнять быстрые вычисления и создавать полезные графики без каких-либо предварительных знаний Excel.
- Добавление данных в таблицу позволяет легко сортировать и фильтровать их по нужным критериям.
- Даже если вы не любитель математики, вы можете использовать основные математические функции Excel для сложения, вычитания, нахождения средних значений и т. д. за считанные секунды.
Понимание рабочих книг и рабочих листов
1. Создайте или откройте рабочую книгу. Когда люди говорят о «файлах Excel», они имеют в виду рабочие книги, которые представляют собой файлы, содержащие один или несколько листов с данными на отдельных вкладках. Каждая вкладка называется рабочим листом или электронная таблицаоба термина используются как взаимозаменяемые. Когда вы откроете Excel, вам будет предложено открыть или создать рабочую книгу.
- Чтобы начать с нуля, нажмите Пустая рабочая книга . В противном случае вы можете открыть существующую рабочую книгу или создать новую на основе одного из полезных шаблонов Excel, например, предназначенных для бюджетирования ..
2. Изучите рабочий лист. При создании новой пустой рабочей книги у вас будет один рабочий лист под названием Sheet1 (вы увидите его на вкладке внизу), который содержит сетку для ваших данных. Рабочие листы состоят из отдельных ячеек, которые организованы в столбцы и строки.
- Столбцы расположены вертикально и обозначены буквами, которые появляются над каждым столбцом.
- Строки расположены горизонтально и обозначены цифрами, которые вы увидите в левой части рабочего листа.
- У каждой ячейки есть адрес, который содержит букву столбца и номер строки. Например, адрес левой верхней ячейки рабочего листа — A1, потому что она находится в столбце A, строка 1.
- В рабочей книге может быть несколько рабочих листов, каждый из которых содержит различные наборы данных. Каждый рабочий лист в рабочей книге имеет свое имя — вы можете переименовать рабочий лист, щелкнув правой кнопкой мыши на его вкладке и выбрав «Переименовать».
- Чтобы добавить еще один рабочий лист, просто нажмите кнопку + рядом с вкладкой (вкладками) рабочего листа.
3. Сохраните рабочую книгу. После того как вы один раз сохраните рабочую книгу, Excel будет автоматически сохранять все внесенные изменения по умолчанию. Это предотвратит случайную потерю данных.
- Щелкните меню Файл и выберите Сохранить как .
- Выберите место для сохранения файла, например на компьютере или в OneDrive.
- Введите имя рабочей книги. Все рабочие книги автоматически наследуют расширение файла .XLSX.
- Нажмите кнопку Сохранить .
Ввод и форматирование данных
1. Щелкните ячейку, чтобы выделить ее. Когда вы щелкаете по ячейке, она подсвечивается, чтобы показать, что она выбрана.
- Когда вы вводите что-то в ячейку, вводимый текст называется значением. Вводить данные в Excel так же просто, как вводить значения в каждую ячейку.
- При вводе данных первая строка рабочего листа (например, A1, B1, C1) обычно используется в качестве заголовков для каждого столбца. Это полезно при создании графиков или таблиц, где требуются метки.
- Например, если вы добавляете список дат в столбец A, вы можете щелкнуть ячейку A1 и ввести Дата в ячейку в качестве заголовка столбца.
2. Введите в ячейку слово или число. По мере ввода вы увидите, как буквы и/или цифры появляются в ячейке, а также на панели формул в верхней части рабочего листа.
- Когда вы начнете осваивать более сложные функции Excel, такие как создание формул, эта панель пригодится вам.
- Вы также можете копировать и вставлять в рабочий лист текст из других приложений, таблицы из PDF-файлов и из Интернета.
3. Нажмите ↵ Ввод или ⏎ Возврат . Это введет данные в ячейку и перейдет к следующей ячейке в столбце.
4. Автоматическое заполнение столбцов на основе существующих данных. Допустим, вам нужно составить список последовательных дат или чисел. А что если вам нужно заполнить столбец множеством одинаковых значений, которые следуют по определенному образцу? Если Excel может распознать какую-то закономерность в ваших данных, например определенный порядок, вы можете использовать Автозаполнение для автоматического заполнения данных в остальных столбцах. Вот трюк, позволяющий увидеть его в действии.
- В пустом столбце введите 1 в первую ячейку, 2 во вторую ячейку, а затем 3 в третью ячейку.
- Наведите курсор мыши на правый нижний угол последней ячейки в серии — он превратится в перекрестие.
- Щелкните и перетащите перекрестие вниз по столбцу, а затем отпустите кнопку мыши, как только опуститесь настолько, насколько вам нужно. По умолчанию оставшиеся ячейки будут заполнены значением выбранной ячейки — в этот момент у вас, вероятно, будет что-то вроде 1, 2, 3, 3, 3, 3, 3, 3, 3.
- Щелкните по маленькому значку в правом нижнем углу заполненных данных, чтобы открыть параметры автозаполнения, и выберите «Заполнить серию», чтобы автоматически определить серию или шаблон. Теперь у вас есть список последовательных чисел. Попробуйте использовать эту классную функцию с различными шаблонами!
- Как только вы освоите Автозаполнение, вам нужно будет попробовать флеш-заполнениес помощью которой можно объединить два столбца данных в один.
5. Настройте размеры столбцов так, чтобы вы могли видеть все значения. Иногда при вводе длинных значений в ячейку значение скрывается и вместо него отображаются хэш-символы ###. Если вы хотите, чтобы было видно все, можно привязать содержимое ячейки к ширине самой широкой ячейки. Например, допустим, у нас есть несколько длинных значений в столбце B:
- Чтобы развернуть содержимое столбца B, наведите курсор на разделительную линию между B и C в верхней части рабочего листа — когда курсор окажется прямо на линии, он превратится в две стрелки, указывающие в обе стороны.
- Щелкните и перетащите разделитель, пока столбец не станет достаточно широким, чтобы вместить ваши данные, или просто дважды щелкните разделитель, чтобы мгновенно привязать столбец к размеру самого широкого значения.
6. Обернуть текст в ячейке. Если длинные значения стали неудобно длинными, можно включить функцию обертывания текста в одной или нескольких ячейках. Просто щелкните ячейку (или перетащите мышь, чтобы выбрать несколько ячеек), перейдите на вкладку Главная, а затем выберите пункт Обернуть текст на панели инструментов.
7. Редактирование значения ячейки. Если вам нужно внести изменения в ячейку, дважды щелкните ее, чтобы активировать курсор, а затем внесите необходимые изменения. Когда вы закончите, просто нажмите Enter или Return еще раз.
- Чтобы удалить содержимое ячейки, щелкните ее один раз и нажмите delete на клавиатуре.
8. Применяйте стили к данным. Если вы хотите выделить определенные значения цветом, чтобы они выделялись, или просто хотите, чтобы данные выглядели красиво, изменить цвет ячеек и содержащихся в них значений очень просто — особенно если вы привыкли к Microsoft Word:
- Выберите ячейку, столбец, строку или несколько ячеек сразу.
- На вкладке «Главная» нажмите «Стили ячеек», если вы хотите быстро применить быстрые цветовые стили.
- Если вы предпочитаете использовать больше пользовательских опций, щелкните выделенную ячейку (ячейки) правой кнопкой мыши и выберите Формат ячеек . Затем используйте цвета на вкладке «Заливка» для настройки фона ячейки или цвета на вкладке «Шрифт» для цветов значений.
9. Примените форматирование чисел к ячейкам, содержащим числа. Если у вас есть данные, содержащие числа, такие как цены, измерения, даты или время, вы можете применить форматирование чисел чтобы данные отображались единообразно. По умолчанию формат чисел — Общий, то есть числа отображаются точно так, как вы их вводите.
- Выберите ячейку, которую нужно отформатировать. Если вы работаете с целым столбцом или строкой, вы можете просто щелкнуть букву столбца или номер строки, чтобы выделить их целиком.
- На вкладке Главная щелкните раскрывающееся меню в верхней центральной части — по умолчанию там будет написано Общие, если только вы не выбрали ячейки, которые Excel распознает как другой тип чисел, например Валюта или Время.
- Выберите один из вариантов форматирования в списке, например «Короткая дата» или «Процент», или нажмите «Другие форматы чисел» внизу, чтобы раскрыть все варианты (мы рекомендуем это сделать!).
- Если вы выбрали пункт Больше форматов чисел, диалоговое окно Формат ячеек откроется на вкладке Число, где вы увидите несколько категорий для типов чисел.
- Выберите категорию, например Currency (Валюта), если вы работаете с деньгами, или Date (Дата), если вы работаете с датами. Затем выберите свои предпочтения, например символ валюты и/или десятичные знаки.
- Нажмите OK, чтобы применить форматирование.
Создание, сортировка и фильтрация таблиц
1. Выберите все данные, которые вы ввели до сих пор. Добавление данных в таблицу — самый простой способ работы с ними и их анализа. Начните с выделения введенных значений, включая заголовки столбцов. Таблицы также позволяют легко сортировать и фильтровать данные на основе значений.
- Для удобства просмотра в таблицах традиционно применяются разные или чередующиеся цвета для каждой второй строки. Многие варианты таблиц также добавляют границы между ячейками и/или столбцами и строками.
2. Щелкните Форматировать как таблицу . Вы увидите это в верхней центральной части вкладки Главная.
3. Выберите стиль таблицы. Для начала выберите любой из стилей таблиц Excel по умолчанию. После выбора появится небольшое окно с заголовком «Создать таблицу».
- Когда вы освоитесь с таблицами, вы можете вернуться сюда, чтобы настроить таблицу еще больше, выбрав Новый стиль таблицы.
4. Убедитесь, что выбран пункт «Моя таблица имеет заголовки», и нажмите кнопкуOK . Это позволит Excel превратить заголовки столбцов в выпадающие меню, которые можно легко сортировать и фильтровать. После нажатия кнопки OK вы увидите, что у ваших данных теперь есть цветовая схема и выпадающие меню.
5. Щелкните выпадающее меню в верхней части столбца. Теперь вы увидите варианты сортировки этого столбца, а также несколько вариантов фильтрации всех данных на основе их значений.
6. Выберите, какие данные отображать на основе значений в этом столбце. Самый простой способ сделать это — снять флажки с тех значений, которые вы не хотите отображать. Например, если вы снимите флажок с определенной даты, вы не позволите строкам, содержащим выбранную дату, появляться в ваших данных. Вы также можете использовать текстовые или числовые фильтры, в зависимости от типа данных в столбце:
- Если вы выбрали числовой столбец, выберите Фильтры чисел, а затем выберите опцию типа Больше, чем… или Не равно, чтобы уточнить, какие значения скрывать.
- Для текстовых столбцов можно выбрать «Текстовые фильтры», где можно указать такие параметры, как «Начинается с» или «Содержит».
- Также можно фильтровать по цвету ячеек.
7. Щелкните OK . Теперь ваши данные фильтруются на основе выбранных вами параметров. Вы также увидите небольшой значок воронки в выпадающем меню, который указывает на то, что данные отфильтровывают определенные значения.
- Чтобы отфильтровать данные, щелкните значок воронки, выберите Очистить фильтр от (название столбца) , а затем нажмите OK.
- Вы также можете фильтровать столбцы, которые не находятся в таблицах. Просто выберите столбец и нажмите кнопку Фильтр на вкладке Данные, чтобы добавить выпадающий список к этому столбцу.
8. Сортировка данных по возрастанию или убыванию. Щелкните по стрелке в верхней части столбца, чтобы просмотреть параметры сортировки — они позволяют отсортировать все данные по порядку в зависимости от текущего столбца.
- Если вы работаете с числами, нажмите «От наименьшего к наибольшему» для сортировки по возрастанию или «От наибольшего к наименьшему» для сортировки по убыванию.
- Если вы работаете с текстовыми значениями, Сортировать от A до Z — сортировка по возрастанию, а Сортировать от Z до A — сортировка в обратном порядке.
- Если речь идет о сортировке дат и времени, Sort Oldest to Newest отсортирует самую раннюю дату вверху, а самую старую — внизу, а Newest to Oldest отобразит даты в порядке убывания.
- При сортировке столбца все остальные столбцы таблицы корректируются в соответствии с сортировкой.
Быстрый анализ
1. Выберите данные в рабочем листе. Функция быстрого анализа Excel — это самый простой способ выполнить основные вычисления (включая итоги, средние значения и подсчеты) и создать содержательные таблицы или графики без необходимости углубленного изучения Excel. Чтобы начать работу, выделите данные (включая заголовки столбцов) с помощью мыши.
2. Щелкните значок «Быстрый анализ». Это маленький значок, который появляется в правом нижнем углу выделенной области. Он выглядит как окно с цветными линиями.
3. Выберите тип анализа. Вы увидите несколько вкладок, расположенных в верхней части окна, каждая из которых предоставляет различные возможности для визуализации данных:
- Для математических расчетов перейдите на вкладку Итоги, где можно выбрать Сумма, Среднее, Счет, %Общего или Текущий итог. Вы сможете выбрать, где отображать результаты — внизу каждого столбца или справа.
- Чтобы создать диаграмму, перейдите на вкладку Диаграммы, а затем выберите диаграмму для визуализации данных. Прежде чем выбрать диаграмму, наведите курсор на каждый параметр, чтобы увидеть предварительный просмотр.
- Чтобы добавить данные быстрой диаграммы в отдельные ячейки, перейдите на вкладку Sparklines и выберите формат. Опять же, вы можете навести курсор на каждый вариант, чтобы увидеть предварительный просмотр.
- Чтобы мгновенно применить условное форматирование(что обычно немного сложнее в Excel) на основе ваших данных, используйте вкладку Форматирование. Здесь вы можете выбрать такие параметры, как Цвет или Полосы данных, которые применяют цвета к данным в зависимости от тенденций.
Выполнение основных вычислений
1. Быстрое сложение данных с помощью функции Автосумма. Автосумма — это встроенная функция Excel, которая позволяет легко найти итог по одному или нескольким столбцам за несколько кликов. Функции или формулы, которые выполняют вычисления и другие задачи на основе значений ячеек. Когда вы используете функцию, чтобы что-то сделать, вы создаете формулу, которая похожа на математическое уравнение. Если у вас есть столбец или строка чисел, которые вы хотите добавить:
- Щелкните ячейку под числами, которые нужно добавить (если это столбец) или справа (если это строка).
- На вкладке «Главная» нажмите Автосумма в правом верхнем углу приложения. Формула, начинающаяся с =СУММ(ячейка+ячейка) появится в поле, а пунктирная линия обведет складываемые числа.
- Нажмите Enter или Return . Теперь вы должны увидеть общую сумму чисел в выбранном поле. Это происходит потому, что вы создали свою первую формулу, которую вам не пришлось писать вручную!
- Если вы измените какие-либо числа в данных после использования Автосуммы, значение Автосуммы обновится автоматически.
2. Напишите простую математическую формулу. Автосумма — это только начало — Excel славится своей способностью выполнять всевозможные простые и сложные математические вычисления с данными. К счастью, не нужно быть математиком, чтобы создавать простые формулы Для создания повседневных математических формул, таких как сложение, вычитание и умножение, не нужно быть математиком. Вот несколько основных формул для начала работы:
- Сложение: — Тип =СУММ(ячейка+ячейка) (например,
=SUM(A3+B3)), чтобы сложить значения двух ячеек, или введите =SUM(ячейка,ячейка,ячейка) (например,=SUM(A2,B2,C2)), чтобы сложить ряд значений ячеек вместе.- Если вы хотите сложить все числа в целом столбце (или в части столбца), введите =SUM(ячейка:ячейка) (например,
=SUM(A1:A12)) в ячейку, которую вы хотите использовать для отображения результата.
- Если вы хотите сложить все числа в целом столбце (или в части столбца), введите =SUM(ячейка:ячейка) (например,
- Вычитание: введите =SUM(ячейка:ячейка) (например,
=SUM(A3-B3)), чтобы вычесть значение одной ячейки из значения другой ячейки. - Разделить: Введите =SUM(ячейка/ячейка) (например,
=SUM(A6/C5)), чтобы разделить значение одной ячейки на значение другой ячейки. - Умножить: Введите =SUM(ячейка*ячейка) (например,
=SUM(A2*A7)), чтобы перемножить два значения ячеек.
Создание расширенных формул
1. Выберите ячейку для расширенной формулы. Что делать, если вам нужно сделать что-то более сложное, чем простое сложение чисел? Даже если вы не знаете, как писать формулы вручную, вы все равно можете создавать полезные формулы, которые работают с вашими данными различными способами. Для начала щелкните ячейку, в которой вы хотите отобразить формулу.
2. Нажмите кнопку Формулы вкладку. Это вкладка в верхней части окна Excel.
3. Изучите библиотеку функций. На панели инструментов появляется несколько категорий функций, например «Финансовые», «Текстовые» и «Математические и тригонометрические». Щелкните по ним, чтобы ознакомиться с доступными типами функций, хотя, возможно, они пока не имеют особого смысла.
4. Щелкните Вставить функцию . Эта опция находится в крайней левой части панели инструментов «Формулы». Откроется окно «Вставка функции», в котором вы найдете более подробное описание каждой функции.
5. Щелкните функцию, чтобы узнать о ней. Вы можете ввести то, что хотите сделать (например округлить) или выбрать категорию, чтобы отфильтровать список функций. Затем щелкните любую функцию, чтобы прочитать описание ее работы и просмотреть синтаксис.
- Например, чтобы выбрать формулу для нахождения тангенса угла, прокрутите список вниз и выберите функцию TAN.
6. Выберите функцию и нажмите кнопку OK . Это создаст формулу на основе выбранной функции.
7. Заполните формулу функции. При появлении запроса введите число или выберите ячейку, для которой вы хотите использовать формулу.
- Например, если вы выберете функцию TAN, вы введете число, для которого нужно найти тангенс, или выберете ячейку, содержащую это число.
- В зависимости от выбранной функции вам может потребоваться пройти через несколько экранных подсказок.
8. Нажмите ↵ Ввод или ⏎ Возврат чтобы запустить формулу. Это позволит применить функцию и отобразить ее в выбранной ячейке.
Построение графиков и диаграмм
1. Настройте данные графика. Например, если вы создаете линейный или столбчатый график, вам нужно использовать один столбец ячеек для горизонтальной оси и один столбец ячеек для вертикальной оси. Лучший способ сделать это — поместить данные в таблицу..
- Как правило, левый столбец используется для горизонтальной оси, а столбец, расположенный сразу справа от него, представляет собой вертикальную ось.
2. Выберите данные в таблице. Щелкните и перетащите мышь из левой верхней ячейки данных вниз в правую нижнюю.
3. Нажмите кнопку Вставить вкладку. Это вкладка в верхней части окна Excel.
4. Щелкните Рекомендуемые диаграммы . Этот пункт находится в разделе «Диаграммы» на панели инструментов «Вставка». Появится окно с различными шаблонами диаграмм.
5. Выберите шаблон диаграммы. Выберите шаблон диаграммы, который вы хотите использовать в зависимости от типа данных, с которыми вы работаете. Если вы не видите подходящего типа диаграммы, перейдите на вкладку «Все диаграммы», чтобы просмотреть их по категориям, например «Круговая», Гистограммаи Разброс X Y.
6. Щелкните OK . Он находится в нижней части окна. Это создаст ваш график.
7. Воспользуйтесь кнопкой Дизайн диаграммы для настройки диаграммы. Каждый раз, когда вы нажимаете на диаграмму, в верхней части Excel появляется вкладка «Дизайн диаграммы». Здесь можно настроить стиль диаграммы, изменить цвета и добавить дополнительные элементы.
8. Дважды щелкните элемент диаграммы, чтобы управлять им на панели «Формат». При двойном щелчке на элементе диаграммы, например на значении, линии или столбце, на панели в правой части Excel появятся параметры, которые можно изменить. Здесь вы можете изменить метки осей, выравнивание и данные легенды.
