Как написать памятку

Записки — отличный способ донести до сотрудников или коллег важные решения или изменения в политике. Важно, чтобы вы уделили время составлению хорошего меморандума, чтобы ваше сообщение дошло до них так, как вы хотите.

Содержание

Вещи, которые вы должны знать

Вещи, которые вы должны знать

Напишите четкий заголовок. Затем в 2-3 предложениях представьте проблему или вопрос и укажите предлагаемое решение.
Укажите, какие действия необходимо предпринять получателям, и завершите резюме, в котором перечислите дальнейшие шаги.
Тщательно просмотрите и вычитайте памятку перед отправкой.

Образцы служебных записок

Написание заголовка записки

1. Напечатайте «МЕМОРАНДУМ» в верхней части страницы. В самом начале укажите, что этот документ является меморандумом. Пометьте страницу «MEMORANDUM» на расстоянии 1,5 дюйма (3,8 см) от верха страницы. Выделите это слово жирным шрифтом в первой строке. Вы можете выровнять его по центру или по левому краю. Вы также можете сделать шрифт более крупным для этого слова.

Между этой строкой и следующей строкой заголовка поставьте двойной пробел.

2. Обращайтесь к получателю соответствующим образом. Служебная записка — это официальное деловое сообщение, и вы должны обращаться к читателю также официально. Используйте полное имя и должность человека, которому вы отправляете записку.

Если вы отправляете служебную записку всему коллективу, вы можете написать: «ВСЕМ СОТРУДНИКАМ: Всем сотрудникам».

3. Добавьте дополнительных адресатов в строке «CC». Строка «CC» указывает, кто получит «вежливую копию» служебной записки. Это не тот человек, которому адресована записка. Скорее, это тот, кому может понадобиться быть в курсе политики или вопросов, которые вы затрагиваете в памятке.

Читайте также: Как очистить пенис

4.

5.

6. Выберите конкретную фразу для темы письма. Тема письма дает читателю понять, о чем идет речь. Будьте конкретны, но лаконичны.

Например, вместо того чтобы написать «Муравьи» в теме письма, уточните: «Проблема с муравьями в офисе».

7. Правильно отформатируйте заголовок. Заголовок должен располагаться в верхней части страницы и выравниваться по левому краю. Слова «TO:», «FROM:», «DATE:» и «SUBJECT:» пишите с заглавной буквы.

Примерный заголовок выглядит следующим образом: КОМУ: Имя и должность получателя FROM: Ваше имя и должность DATE: Полная дата написания записки SUBJECT: (или RE:) О чем эта записка (выделено каким-либо образом).

При составлении заголовка не забудьте сделать двойной пробел между разделами и выровнять текст.

Вы можете добавить строку под заголовком, которая идет через всю страницу. Это позволит отделить заголовок от основной части заметки.

Написание основной части записки

1. Подумайте о том, какой должна быть аудитория. Чтобы заставить людей прочитать и отреагировать на записку, важно подобрать тон, длину и уровень формальности записки в соответствии с аудиторией, которая будет ее читать. Для того чтобы сделать это эффективно, необходимо хорошо представлять себе, для кого предназначена записка.

Подумайте о приоритетах и проблемах вашей аудитории.

Постарайтесь предугадать вопросы, которые могут возникнуть у ваших читателей. Продумайте содержание записки, например, примеры, доказательства или другую информацию, которая убедит их.

Учет аудитории также позволит вам не включать в текст информацию или чувства, которые будут неуместны для ваших читателей.

2. Пропустите формальное приветствие. Меморандум не начинается с приветствия типа «Уважаемый мистер Эдвардс». Вместо этого сразу переходите к вступительной части, в которой излагается вопрос, который вы обсуждаете в записке.

3. Представьте проблему или вопрос в первом абзаце. Вкратце объясните им контекст действий, которые вы хотите, чтобы они предприняли. Это в некотором роде похоже на тезисное изложение, которое представляет тему и объясняет, почему она важна. Вы также можете рассматривать введение как аннотацию или краткое изложение всей записки.

Как правило, вступление должно занимать около одного абзаца.

4.

5. Приведите контекст рассматриваемого вопроса. Вашему читателю может понадобиться некоторая справочная информация о проблеме, которую вы рассматриваете. Приведите некоторые сведения, но будьте кратки и указывайте только то, что необходимо.

Если это уместно, продолжите свою записку, указав, почему эта политика внедряется. Например, вы можете написать: «Правительство округа проголосовало за то, чтобы обязать всех работников округа получать минимальную зарплату в размере 15 долларов в час».

6. Поддержите свой курс действий в сегменте обсуждения. Дайте краткое резюме действий, которые будут реализованы. Приведите доказательства и логические обоснования предлагаемых вами решений. Начните с самой важной информации, а затем переходите к конкретным или вспомогательным фактам. Укажите, как читатели выиграют от принятия рекомендованных вами мер или окажутся в невыгодном положении из-за их отсутствия.

Не стесняйтесь включать графики, списки или диаграммы, особенно в длинных записках. Только убедитесь, что они действительно уместны и убедительны.

В длинных записках подумайте о том, чтобы написать короткие заголовки, проясняющие содержание каждой категории. Например, вместо «Политики» напишите «Новая политика в отношении сотрудников, работающих неполный рабочий день». Будьте конкретны и кратки в каждом заголовке, чтобы читателю сразу стала понятна основная мысль вашей записки.

7. Предложите действия, которые должен предпринять читатель. Меморандум — это призыв к действию по определенному вопросу, будь то объявление о новом продукте компании, новые правила в отношении отчетов о расходах или заявление о том, как компания решает проблему. В заключительном абзаце или предложении переформулируйте действие, которое должен предпринять читатель.

Например, вы можете написать: «Все сотрудники должны использовать новую систему учета к 1 июня 2015 года».

Сюда же можно включить доказательства, подтверждающие ваши рекомендации.

8. Завершите служебную записку позитивным и теплым резюме. В последнем абзаце служебной записки должны быть перечислены дальнейшие шаги по решению поставленной задачи. В нем также должна содержаться теплая нота, подтверждающая солидарность организации.

Вы можете написать: «Я буду рад обсудить с вами эти рекомендации позже и проследить за выполнением всех принятых вами решений».

В конце можно сказать: «Мы рады расширению этой линейки продуктов. Мы уверены, что это будет способствовать росту нашего бизнеса и сделает компанию более устойчивой».

Как правило, это должно быть от одного до двух предложений.

Завершение работы над запиской

1. Оформите записку правильно. Используйте стандартный формат для своей записки, чтобы ее было легко читать. Используйте шрифт размером 12 пунктов, например Times New Roman или Arial. Используйте однодюймовые поля с левой, правой и нижней сторон.

Используйте блочный стиль абзацев. Между абзацами ставьте двойной пробел. Не делайте отступов в каждом абзаце.

2. Вычитайте свой меморандум. Просмотрите и отредактируйте свою записку, чтобы убедиться, что она ясна, лаконична, убедительна и не содержит ошибок. Проверьте, насколько последовательно вы используете язык. Исключите ненужные научные слова или технический жаргон.

Проверьте, нет ли орфографических, грамматических и содержательных ошибок. Обратите особое внимание на имена, даты и цифры.

Проверьте, не слишком ли он длинный, и вырежьте все лишние материалы.

3. Напишите от руки свои инициалы рядом с именем. В служебной записке нет строки для подписи. Но вы должны поставить инициалы ручкой в заголовке записки. Напишите свои инициалы рядом со своим именем. Это означает, что вы одобрили служебную записку.

4. Используйте бланк служебной записки. У вас может быть специальный бланк, предназначенный для служебных записок, или вы можете использовать обычный деловой бланк.

Если вы создаете цифровой документ (например, для отправки по электронной почте), лучше создать свой собственный бланк в документе Word с логотипом вашей компании и основной контактной информацией. Используйте его в качестве шаблона для всех рассылаемых вами служебных записок.

5. Выберите способ доставки. Определите лучший способ распространения памятки. Возможно, вы захотите распечатать печатные копии памятки и распространить ее таким образом. Вы также можете отправить ее по электронной почте.

Если вы отправляете памятку по электронной почте, вам может понадобитьсяформатирование электронной почты в HTML. В качестве альтернативы вы можете сохранить заметку в формате PDF и прикрепить ее к письму.

Использование шаблонов памяток

1. Найдите шаблоны памяток. Подумайте, хотите ли вы использовать шаблон вместо того, чтобы писать памятку с нуля. Если да, то первым делом поищите в Интернете хорошие шаблоны памяток. В Microsoft Word также есть шаблоны служебных записок. Как правило, все шаблоны имеют одинаковое базовое форматирование, но в них могут использоваться разные шрифты, размеры и оформление.

Загрузите шаблон, который лучше всего соответствует вашим потребностям.

Перед использованием шаблонов из веб-источника обязательно ознакомьтесь с условиями использования.

2. Откройте загруженный шаблон на своем компьютере. После того как вы нажмете кнопку загрузки, шаблон автоматически загрузится на ваш компьютер или может потребоваться несколько шагов для начала загрузки. Он загружается в виде zip-файла, поэтому вам нужно разархивировать файл, а затем открыть его в Microsoft Word.

Чтобы не столкнуться с непредвиденными проблемами в работе программного обеспечения и гарантировать, что шаблон будет работать так, как было задумано, рекомендуется использовать последнюю версию Microsoft Word. Если вы работаете с более старой версией Microsoft Word, просто обновите программное обеспечение перед загрузкой шаблонов.

3. Установите заголовок. Помните, что все в шаблоне можно изменить. Вы можете настроить каждую часть шаблона памятки в соответствии с вашими потребностями. Например, вы можете добавить свой логотип и знак копирайта в раздел заголовка шаблона. Просто нажмите на раздел заголовка и введите информацию о своей компании.

4. Заполните поля в шапке шаблона. Обязательно заполните поля «TO» и «FROM», а также поля «CC» и «SUBJECT». Будьте внимательны при заполнении этих полей, чтобы убедиться, что вы не пропустили ни одного поля, оставив некоторые из них пустыми, или что вы не допустили ошибку при вводе текста где-то по пути.

5. Напечатайте свое сообщение. В основной части напишите введение, контекст, обсуждение и резюме вашей записки. При желании вы можете использовать пулевые точки или списки для упорядочивания информации.

Сохраняйте форматирование шаблона. Это обеспечит правильное выравнивание абзацев, правильные поля и размер шрифта.

При необходимости можно даже настроить памятку на использование таблицы. Иногда это хорошая идея, особенно если при использовании маркированного списка или чего-то подобного памятка выглядит слишком перегруженной или трудночитаемой.

Убедитесь, что вы удалили все слова, которые уже были в шаблоне. Кроме того, тщательно вычитывайте памятку перед отправкой.

6. Обязательно проверьте нижний колонтитул. Нижний колонтитул — это место в нижней части страницы, где часто размещается дополнительная информация. Вы можете указать здесь информацию о своей компании или личные контактные данные. Важно, чтобы вы нашли время и проверили правильность этой информации. Меньше всего вам хотелось бы, чтобы вы написали отличную памятку, а затем указали неверную контактную информацию или вообще не указали ее.

7. Настройте свой внешний вид. Одна из самых привлекательных особенностей шаблона заключается в том, что вы можете даже изменить цвет документа. Это позволяет проявить определенную индивидуальность и сделать весь документ более выразительным. Кроме того, вы можете выбрать цвет, подходящий для конкретной ситуации, чтобы памятка была визуально яркой и в то же время профессиональной.

8.

9. Сохраните шаблон, чтобы использовать его снова. Если в будущем вам понадобится использовать памятку на несколько иную тему, просто измените каждое поле в соответствии с темой памятки. Это сэкономит ваше время, а также поможет создать последовательную памятку, которая будет выглядеть профессионально и привлечет внимание людей, так что памятка будет прочитана в кратчайшие сроки.