1. Главная страница » Компьютеры » Page mergeformat как убрать в ворде

Page mergeformat как убрать в ворде

Автор: | 16.12.2019

Очередная статья на наш конкурс пришла от Татьяны Суровцовой, которая расскажет про использование Полей в Word, и научит более широко использовать потенциал этой функции.

Пользователи Word 2010 часто и не подозревают, что они применяют такой инструмент как поле, при создании своих документов. Если данные не вводятся вручную и изменяются автоматически в процессе редактирования, а это относится к номерам страниц, оглавлениям, формулам в таблицах, перекрестным ссылкам и т.д., то при их создании используются именно поля. Попробуем разобраться.

Сначала немного теории. Поля вставляются при выполнении определенных команд, но можно выполнить их вставку и вручную, результат будет одинаков. Например, для вставки номера текущей страницы можно выбрать команду Номера страниц на вкладке Вставка, группы Колонтитулы, будет вставлено поле . Пользователь увидит номер страницы. Или сразу вставить поле в нужное место документа. Использование команд позволяет выполнить действие быстрее, уменьшить количество ошибок. Вставка полей вручную делает работу с ними более гибкой, позволяет использовать условные операторы.

Для вставки поля необходимо нажать CTRL+F9, появятся фигурные скобки <>, в которые вводится название поля. Или выбрать на вкладке Вставка в группе Текст, команду Экспресс-блоки, затем пункт меню Поле, появится диалоговое окно Поле, см. рисунок 1.

Рисунок 1 — диалоговое окно Поле

Поля имеют следующий синтаксис:

— ИМЯ_ПОЛЯ — имя, которое отображается в списке имен полей в диалоговом окне Поле.

— Свойства — это любые инструкции или переменные, используемые в данном поле, не все поля имеют параметры.

— Необязательные ключи — это любые необязательные параметры, доступные для данного поля. Для некоторых полей не предусмотрено ключей, кроме управляющих форматированием значений поля.

Если поле уже вставлено, то наведя курсор на поле и нажав правую кнопку мыши или тачпада, можно переключаться между кодом и значением поля по команде Коды/значения полей. То же действие будет выполнено и при нажатии на SHIFT+F9. Для внесения изменений выбираем в контекстном меню Изменить поле, появится диалоговое окно Поле. После изменения поле обязательно нужно обновить, выбрав Обновить поле или нажав F9.

Нумеровать страницы латинскими буквами.

Вставить текст выделенный стилем «Заг 1», поиск начать с конца текущей страницы.

Вставить текущую дату в заданном формате.

Вставка нового поля.

Переключение между значением поля и его формулой.

Переключение между значениями полей и их формулами во всем документе.

Обновление значения текущего поля. Если выделен весь документ (CTRL+А), то обновятся поля во всем документе.

Запретить обновление поля.

Разрешить обновление поля.

А теперь несколько примеров, когда это может пригодиться.

При вставке номера страницы вставляется поле:

MERGEFORMAT — это способ вставки номера, при котором при изменении значения поля его форматирование сохраняется. Можно этот ключ не указывать. Одновременно можно ввести несколько нумераций страниц, например, сквозную и для каждой главы отдельно. При вставке номера в колонтитулы для разных разделов можно настраивать разные способы нумерации страниц.

Вместе с полем иногда используют поля

(вставка номера текущего раздела) и (вставка общего числа страниц в разделе).

Номер страницы + 2

Печатать номера на всех страницах кроме третьей.

Нумерация рисунков, таблиц, формул

Для создания числовых последовательностей используется поле . Последовательность увеличивается на единицу каждый раз, когда встречается в тексте документа. У поля SEQ есть ключи, которые можно использовать для изменения значения, выводимого полем.

Последовательностей в документе может быть несколько. Предпочтительней для добавления новых использовать кнопку Создать, окна Название. В этом случае на новые последовательности можно будет ссылаться с использованием перекрестных ссылок.

Последовательность Приложения, нумерация латинскими буквами.

Начать (продолжить) последовательность с числа 4.

Название рисунка в виде Приложение.Рисунок (А.1). Ключ c вставляет ближайший предыдущий номер последовательности.

Перекрестная ссылка — это поле, которое в месте вставки отображает значение, на которое ссылается. Перекрестная ссылка может отобразить ссылку на абзац, заголовок, закладку, рисунок, таблицу, формулу, сноску, перекрестную сноску и т.п. Команда Перекрестная ссылка для работы с перекрестными ссылками находится на вкладке Вставка в группе Ссылки. И продублирована на вкладке Ссылки в группе Названия.

При вызове команды появляется диалоговое окно Перекрестные ссылки, показанное ниже. В нем можно выбрать тип вставляемой ссылки, вид ссылки: название целиком, только текстовая часть названия, слова выше/ниже и т.п. В списке выбирается название объекта. Если ссылку Вставить как гиперссылку, то, нажав клавишу CTRL и щелкнув, можно будет перейти к объекту, на который она ссылается.

Рисунок 2 — Диалоговое окно Перекрестные ссылки

Перекрестных ссылок на один элемент может быть несколько.

Выбор поля для создания перекрестной ссылки зависит от ее типа. Используются поля REF, PAGEREF, NOTEREF, а в качестве номера _Refххх берется внутренний номер объекта в Word, поэтому удобнее с помощью диалогового окна сначала вставить перекрестную ссылку, а затем изменить ее внешний вид, если это необходимо, с использованием дополнительных ключей.

Очень удобно использовать перекрестные ссылки на Закладки. Создаем закладку: вкладка Вставка, группа Ссылки, команда Закладка, а затем используем перекрестную ссылку на эту закладку в тексте документа. В результате вводим один раз, например, название проекта, а затем на него только ссылаемся. В этом случае изменять название в тексте документа придется только один раз!

Вставить перекрестную ссылку на название объекта строчными буквами в виде гиперссылки.

Вставить перекрестную ссылку на сноску в виде слов выше или ниже.

Читайте также:  Centos не видит raid

Вставить перекрестную ссылку на объект в виде гиперссылки на номера страницы.

Хотя в Word 2010 существует удобная возможность для автоматического создания оглавления на основании структуры документа, можно вмешаться и в этот процесс, используя поля. Собирать оглавление из полей вида: <ТС "Название главы">, которые надо расставить самостоятельно.

Поле оглавления обычно создается автоматически, хотя можно его ввести и вручную. Ниже приведены примеры использования поля.

Вставить одноуровневое оглавление из стандартных стилей. Скрыть номера страниц при просмотре в режиме веб-документа (z). Оформить элементы оглавления и номера страниц в виде гиперссылок (h).

Собрать оглавление, используя нестандартные имена стилей структуры документа ( ). В кавычках даны названия стилей и уровни.

Собрать оглавление, используя поля TC (f), а не уровни структуры документа.

Вставить элемент оглавления.

Приведенные выше примеры использования полей показывают, что с их помощью можно облегчить работу при использовании Word 2010 для создания документов.

Использование нумерации в программе Word вызывает у многих пользователей ряд вопросов. При работе с инструментом первый номер присваивается титульному листу, не сохраняется информация в колонтитуле, возникают сложности при попытке сделать двойную нумерацию. Правильно поставить нумерацию в Ворде поможет вам эта статья.

Для чего используется эта функция?

С помощью присвоения символов последовательности всем листам, разделам и подразделам осуществляется навигация по документу. Этот номер запоминают, на него ссылаются и благодаря ему делаются важные пометки. Сочетая эту функцию с оглавлением, автор дает читателю или самому себе возможность ориентироваться в работе.

Последовательность может быть сквозной и двойной. Первый стиль оформления предполагает, что пронумеровать можно весь документ по порядку от первого до последнего листа. Второй используется при наличии объемных разделов. В таком случае первая цифра обозначает номер страницы всего текста, а вторая – номер листа раздела.

Как пользоваться функцией?

  • вверху;
  • внизу;
  • на полях.

В каждом варианте есть дополнительные возможности по месту размещения символа. Они для наглядности представлены графически. Вам требуется выбрать подходящий вариант и установить конкретное число. Для простых текстов используется единица, при наличии оформления (например, титульного листа) это может быть другое число.

В каждом варианте есть дополнительные возможности по месту размещения символа

Что делать при наличии колонтитулов?

Знаки проставляются в колонтитулах, но если автор их использует для пометок, то возникает ошибка. Работа с колонтитулами в Word требует специфических знаний. Чтобы не нарушить структуру документа, воспользуйтесь этим алгоритмом:

  1. Зайдите во вкладку «Вставка» в верхнем меню.
  2. Выберите верхний или нижний инструмент.
  3. Перейдите к строчке «Изменить колонтитул».
  4. Нажмите Ctrl+F9.
  5. В появившихся скобках впишите код PAGE.
  6. Нажмите Alt+F9.

После этого нумерация в Ворде установлена и не замещает прописанный текст.

Двойная нумерация

Чтобы сделать нумерацию в Ворде двойной, определитесь, какой колонтитул отводится для этого. Так, если в верхнем идет сквозной отсчет, то нижний относится к разделу. Теперь нужно отметить начало нового раздела следующим способом:

  1. Откройте первую страницу раздела.
  2. Перейдите в «Разметка страницы».
  3. Откройте Параметры.
  4. Выберите «Разрывы».
  5. Далее «Разрывы разделов».
  6. Установите текущую страницу.

Теперь Word понимает, что это начало нового раздела. Два раза кликните по колонтитулу, и в конструкторе откройте «Переходы». Снимите галочку с пункта «Как в предыдущем разделе». Нажатием Ctrl+F9 вызовите рабочую форму. В ней надо внести формулу:

Где N – это число предыдущих страниц. Например, раздел начинается со сквозного номера 15, значит N=14. Далее используете завершающее сочетание клавиш Alt+F9. Это действие нужно произвести для каждого раздела.

Как убрать нумерацию с титульного листа?

Программа начинает отсчет с первого фрагмента. Если по требованиям к оформлению документа титульный лист не должен иметь пометок, то нужно в поле редактирования поставить отметку в пункте «Особый колонтитул для первой страницы».

– А ларчик просто открывался.
И.А. Крылов

О чём эта статья

В настоящей работе описываются способы автоматической организации нумерованных объектов при написании статей, рефератов, докладов, диссертаций и пр. При написании подобного рода материалов неизбежно возникает необходимость нумеровать те или иные объекты, например, формулы или пункты в списке используемой литературы. При этом многие авторы пользуются при написании текстовым редактором Microsoft Word.
В случае тривиальной «ручной» организации, при которой каждый номер прописывается непосредственно руками (обычно, в самом конце, когда текст полностью готов), автор работы может ошибиться в каком-либо номере, и все дальнейшие номера окажутся неверными. Более того, после рецензии те или иные части работы могут быть вставлены в текст или убраны из него. Последнее, зачастую, требует полной перенумерации объектов в документе. Таким образом, цель настоящей статьи состоит в доведении до читателя способов автоматической организации нумерации объектов, позволяющих избежать вышеописанные ситуации.
Предупреждение: в данную статью вошли лишь те приёмы, с которыми автор столкнулся при написании кандидатской диссертации. Описываемые способы организации нумерованных объектов не претендуют на единственность, полноту и оптимальность. Имеются другие интересные способы, например, в TeX. Несомненно, читатель сможет найти и иные способы достижения сформулированной цели. В любом случае, ознакомиться с подходами автора (хотя бы на досуге) следует любому заинтересованному читателю.

В данном разделе описываются основные поля текстового редактора MS Word, необходимые для организации списков и ссылок на них, а также методы работы с ними.
Поле MS Word – это объект, принимающий то или иное значение в зависимости от ключевых слов и параметров этого поля. Для вставки поля в текст необходимо нажать сочетание клавиш Ctrl + F9 или выбрать соответствующее меню на ленте.

После вставки поля в тексте появятся серые фигурные скобки .

Отличить поля в тексте очень легко – достаточно выделить нужный блок текста. Все поля в выделенном фрагменте будут подсвечены серым цветом.

После того, как поле вставлено в текст, необходимо задать значение этого поля. Для задания значения тому или иному полю необходимо написать определённые ключевые слова, рассмотренные в разделе 2, внутри поля. После задания полю значения необходимо выделить блок текста, содержащий это поле, и нажать F9. Если в выделенном фрагменте окажутся несколько полей, то все они будут обновлены. Для обновления полей во всём документе необходимо выделить всё (Ctrl + a) и нажать F9. Обновить поле можно также с помощью нажатия на соответствующий пункт контекстного меню.
NB! Бывает, что все поля необходимо обновить два раза: первое обновление переупорядочит списки, а второе – расставит нужные значения ссылок.
Значение того или иного поля может быть изменено в любой момент. Для этого необходимо лишь выделить поле (или фрагмент текста, содержащий поля) и выбрать пункт «Коды/значения полей» контекстного меню.

Читайте также:  Microsoft onedrive for business

В данном разделе описываются основные поля и ключи, используемые с этими полями. Данные поля позволяют организовать автоматическую нумерацию, списки и ссылки.
Для организации автоматической нумерации необходимо использовать следующие поля:

После обновления данного поля на его место будет вставлен текст закладки. Ключ «h» используется для задания гиперссылки на закладку. При нажатии на гиперссылку пользователь будет перемещён в место, заданное ссылкой. Ключ «* MERGEFORMAT» сбрасывает формат текста исходной ссылки, преобразуя его в формат текущей части текста.

PAGEREF

Поле PAGEREF работает так же, как и поле REF, за тем исключением, что текстом ссылки является номер страницы, на котором находится соответствующий объект, а не номер объекта.

Перед тем, как начать описание способов автоматической нумерации объектов в документах, необходимо предупредить читателя об очевидном минусе предлагаемого подхода: для каждого типа объектов и для каждого элемента списков со ссылками придётся создавать свой уникальный идентификатор. В данном случае автор рекомендует заранее продумать систему уникальных имён и записать её где-нибудь, дабы она всё время была перед глазами. Огромным плюсом будет являться то, что при переносах, вставках, добавлении и удалении объектов и ссылок все объекты гарантированно будут иметь верные номера, а ссылки гарантированно будут указывать на нужные объекты.

Нумерация в названиях глав и разделов

Для названия глав и разделов можно воспользоваться стилями MS Word, после чего вставить автооглавление. Тем не менее, если вторая глава вдруг станет третьей или раздел 2.2 станет разделом 2.3, то перенумерация большого числа формул, таблиц и рисунков окажется хлопотным делом. Особые трудности вызовет перенумерация списка литературы, организованного в порядке появления. Чтобы избежать вышеописанного, рекомендуется задать каждой главе уникальное имя (исходя, вероятно, из её смысла). Кроме того, для глав необходимо определить уникальную переменную – имя поля SEQ. Например, именем настоящей главы может быть CHAP_USING_FIELDS, а переменная-счётчик глав – CHAP.

После определения того, как именовать и нумеровать главы, в заголовке пишется следующая (одна из следующих) строка:

  1. . Организация автоматической нумерации в документах
  2. < SEQ CHAP h >< SET CHAP_USING_FIELDS “< SEQ CHAP c >”> . Организация автоматической нумерации в документах

Разберём эти строки подробнее. Первая строка приводит к тому, что значение переменной CHAP увеличивается на единицу. После обновления поля, на его месте появится текущий номер главы. Такой способ нумерации подходит для объектов, ссылка на которые не планируется в тексте (например, для промежуточных формул). Если же требуется ссылка на объект, то необходимо использовать вторую конструкцию. В ней первое поле увеличивает значение переменной CHAP без вывода на экран, второе поле устанавливает закладку с именем CHAP_USING_FIELDS, задавая ей текст третьего поля – текущего значения (уже увеличенной на 1) переменной CHAP, а четвёртое поле выводит в данном месте текущее значение (уже увеличенной на 1) переменной CHAP. Следует обратить внимание на то, что третье поле вложено во второе поле. Такая конструкция используется потому, что нет чёткого понимания, какое поле обновится раньше и в каком случае – вложенное или идущее после, если бы только у одного из них был ключ «c». Опыт показал, что увеличение переменной в фоновом режиме и использование текущего значения приводит к желаемому результату. На этом приёме и построены все дальнейшие рассуждения.

Для нумерации разделов внутри главы необходимо задать переменную (уникальную для каждой главы, иначе в следующей главе разделы начнутся с номера n+1), а для каждого раздела необходимо определить уникальное имя.

После обновления ссылок этот фрагмент текста превратится в
3. Организация автоматической нумерации в документах
3.1. Использование REF

В данном примере используется второй приём, описанный в нумерации глав, только теперь вложенными и идущими после оказываются два поля. Первое поле в фоновом режиме обновляет соответствующую переменную, определённую под разделы данной главы, поля 2-4 < SET SUBCHAP_USING_REF “< SEQ CHAP c >.< SEQ SUBCHAP_FIELDS c >”> задают ссылку со значением «ТЕКУЩАЯ ГЛАВА.ТЕКУЩИЙ РАЗДЕЛ», а поля 5-6 < SEQ CHAP c >. вставляют в данное место документа значение «ТЕКУЩАЯ ГЛАВА.ТЕКУЩИЙ РАЗДЕЛ».
Следует ещё раз повторить, что для каждой главы и раздела (подглавы, параграфа) необходимо определить свои уникальные имена для задания ссылок на них, если это необходимо.

Автосодержание

Средства MS Word позволяют организовать автосодержание, однако рекомендуется использовать поля REF для задания ссылок на номера глав и поля PAGEREF для ссылок на страницы. Располагать их лучше в таблицах со скрытыми границами размера Nx3, где N — число элементов в автосодержании: разделы, подразделы и пр. В первом столбце будут содержаться номера пунктов, получаемые из полей REF. Во втором столбце будут содержаться имена элементов. (Увы и ах! Их придётся записать руками). В третьем столбце будут содержаться номера страниц, на которых находится соответствующее поле SET. Получение значений производится через PAGEREF.

Нумерация формул

Здесь (3.5) – это значение поля, которое в исходных кодах записывается следующим образом:
(< SEQ FN_CHAP_FIELDS h >< SET FN_AX2_BX_C “< SEQ CHAP c >.< SEQ FN_CHAP_FIELDS c >”>< SEQ CHAP c >. )
Здесь FN_CHAP_FIELDS – имя переменной для нумерации формул текущей главы,
< SEQ CHAP c >. – номер соответствующей формулы.

Читайте также:  Matlab индекс элемента массива

NB! При конвертации документа в pdf формулы часто отображаются неверно. В финальной версии диссертации автор заменил все формулы соответствующими рисунками через старый-добрый PrintScreen – MS Paint.

Нумерация таблиц и рисунков

Нумерация таблиц и рисунков делается так же, как и нумерация формул. Разница лишь в том, что соответствующим объектам лучше давать иные имена и придумывать для них другие переменные-счётчики, например, PIC_CHAP2, TABLE_BETTER_NPV и т.д.

Приведём пару примеров.

Таблица < SEQ TAB_CH2 h >< SET TAB_CH2_SHOPS “< SEQ CHAP c >.< SEQ TAB_CH2 c >”>< SEQ CHAP c >. . Сравнение склад/рынок по магазинам.
Магазин 1 Магазин 2
Склад 100 180
Рынок 16 29

Здесь TAB_CH2 – переменная-счётчик таблиц второй главы, TAB_CH2_SHOPS – выбранное автором имя для данной таблицы. Пусть данная глава имеет номер 3, и в ней уже было 3 таблицы. Тогда данная формула, как несложно показать, будет преобразована в следующий текст:

Таблица 3.4. Сравнение склад/рынок по магазинам.
Магазин 1 Магазин 2
Склад 100 180
Рынок 16 29

Абсолютно аналогичным образом строится работа с изображениями. Необходимо задать свои переменные-счётчики, имена и пр. В целом, с точки зрения автонумерации, нет никакой разницы между таблицей и рисунком. Вся разница заключается лишь в форматировании частей текста: иные названия, подписи снизу/сверху и пр.

Аналогично таблицам, здесь PIC_CH2 – переменная-счётчик рисунков второй главы. Опять же, очевидно, что в результате будет получено нечто подобное:


Рисунок 3.10. Экспонента, косинус и синус.

Работа со списком литературы в целом похожа на работу с формулами, таблицами и рисунками, но всё же имеет одно существенное отличие. Из-за этого организация списка литературы была вынесена в отдельный раздел. В данном разделе детально описано построение списка используемой литературы в алфавитном порядке. Построение списка литературы в порядке появления в тексте описано не столь подробно, но может легко быть сделано по аналогии.

Оформление списка используемой литературы в алфавитном порядке в конце документа

< SEQ LIT h >< SET lit_CHR2011 “< SEQ LIT c >”> . Christofides N. Graph Theory: An Algorithmic Approach. Academic Press Inc., London, 1975. – 400 p.
< SEQ LIT h >< SET lit_CHVATAL1983 “< SEQ LIT c >”> . Chvatal V. Linear Programming. W. H. Freeman and Company, 1983. – 425 p.
< SEQ LIT h >< SET lit_ERL1978 “< SEQ LIT c >”> . Erlenkotter D. A Dual-Based Procedure for Uncapacitated Facility Location. J. Operations Research, 26, 1978. – pp. 992-1009.

Нетрудно показать, что данный список преобразуется в
15. Christofides N. Graph Theory: An Algorithmic Approach. Academic Press Inc., London, 1975. – 400 p.
16. Chvatal V. Linear Programming. W. H. Freeman and Company, 1983. – 425 p.
17. Erlenkotter D. A Dual-Based Procedure for Uncapacitated Facility Location. J. Operations Research, 26, 1978. – pp. 992-1009.

Если между авторами Chvatal [16] и Erlenkotter [17] нужно вставить какую-либо работу, то всё, что требуется сделать, это добавить пустую строку, скопировать в неё уже имеющийся пункт литературы (например, Chvatal [16]), заменить уникальное имя работы, заменить текстовое описание работы и дважды обновить весь документ.

Оформление ссылок на элементы списка используемой литературы в тексте

Из решения классической задачи транспортного типа [ ] следует, что любой базис такой задачи содержит ровно m+s-1 элементов. Из теоремы Данцига [ ] следует, что все элементы базиса в сформулированной задаче будут являться либо нулями, либо натуральными числами.

После двукратного обновления документа, данный фрагмент текста примет следующий вид:

Из решения классической задачи транспортного типа [26] следует, что любой базис такой задачи содержит ровно m+s-1 элементов. Из теоремы Данцига [16] следует, что все элементы базиса в сформулированной задаче будут являться либо нулями, либо натуральными числами.

Оформление списка используемой литературы в порядке появления в тексте

Если предыдущий метод оказался понятен, то оформление списка литературы в порядке появления также не составит особого труда. Ссылки, задававшиеся в конце, теперь надо размещать непосредственно в тексте. Если данный источник встретился впервые, то указать конструкцию вида [< SEQ LIT h >< SET lit_ERL1978 “< SEQ LIT c >”> , стр. 18]. Если данный источник уже встречался ранее, то указать конструкцию вида [ , стр. 95]. В сам список, разумеется, нужно помещать поля – ссылки на появления источников в тексте. Вся трудность заключается в ручной расстановке полных названий источников. Однако если где-то в тексте произойдут изменения в порядке появления ссылок, то (после двукратного обновления) это сразу отразится на порядке в списке литературы, что может быть быстро исправлено вырезанием и вставкой. Дополнительный плюс: проверка порядка следования источников в данном случае является «контрольной суммой». Ошибки в порядке следования либо отсутствуют, либо, если таковые будут иметь место, очевидны.

Ну вот, пожалуй, и финал данной истории. Документ готов. Можно заняться его распространением, но не хочется отдавать оригинал. Имеются два способа. Первый состоит в замене ссылок их значениями средствами MS Office. Достигается это нажатием Ctrl+Shift+F9, однако автор крайне не рекомендует так делать.

Куда более интересной является выгрузка документа в формат pdf. При выгрузке можно заменить поля значениями, разбив тем самым ссылки на объекты, или оставить их. Преимущество второго случая (зачем всё это вообще делалось) состоит в том, что при чтении текста читатель может нажать на ту или иную ссылку для перемещения к нужной формуле, таблице, рисунку или элементу списка литературы. Включить или выключить данную опцию можно при сохранении в pdf: Create bookmarks using: Word bookmarks.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

code