1. Главная страница » Компьютеры » Outlook задачи как пользоваться

Outlook задачи как пользоваться

Автор: | 16.12.2019

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Помимо личных задач вы можете создавать задачи для назначения другим пользователям.

Задачи помогают отслеживать действия, которые необходимо выполнить. Вы также можете назначать задачи другим людям.

На вкладке TE102606463 нажмите кнопку задачи, а затем выберите команду создать задачуили откройте существующую задачу.

Сочетание клавиш. Чтобы создать задачу, нажмите клавиши CTRL + SHIFT + K.

Нажмите кнопку назначить задачу.

В поле Кому введите имя или адрес электронной почты.

Введите тему, дату началаи дату выполнения.

Если вы хотите, чтобы задача повторялась, нажмите кнопку Повторение, выберите нужные параметры и нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку Отправить.

Примечание: При назначении повторяющейся задачи ее копия остается в вашем списке задач, но не обновляется. Если вы установите флажок отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи , вы получаете отчеты о состоянии для каждого завершенного экземпляра задачи.

Когда вы открываете назначенную вами задачу, вы можете просмотреть ход выполнения назначенных задач с помощью поля " % завершения ", которое вы или получатель может обновить после того, как он отправил вам назначенный отчет о состоянии задачи.

TE102843972 может отслеживать ход выполнения задачи, назначенной одному человеку. Если вы хотите, чтобы несколько пользователей могли работать над задачей, лучше разбить ее на меньшие части или назначить каждую задачу по отдельности. Например, чтобы отследить отчет, который должен быть написан тремя авторами, создайте три отдельных задачи с именем отчет о записи: Anne, Write Report: Карлоси Write Report: мичийои назначьте каждой отдельной задаче соответствующий модуль записи.

Отслеживание задач, которые вы назначили другим пользователям

На TE102606463 выберите Задачи.

Нажмите кнопку Просмотр _гт_, чтобы изменить _Гт_ " назначение представления ".

Отсутствуют назначенные задачи

Если вы не видите задачи, которые вы назначили, TE102843972 может не настроить сохранение копий назначенных задач.

Щелкните файл _гт_ Параметры _гт_ задачи.

В разделе Параметры задачиустановите флажок обновлять список задач, используя копии задач, которые я назначил другим людям .

Включение этого параметра не отслеживает уже назначенные вам задачи, но при этом будут отслеживаться все новые назначения.

После создания задачи и ее назначения другому пользователю у вас могут появиться обязанности по ее отслеживанию вплоть до момента ее завершения. Например, вам могут требоваться отчеты о состоянии и обновления по мере выполнения задачи. Кроме того, если человек, которому назначена задача, отказался от назначения, может быть нужно переназначить ее кому-то еще.

Чтобы назначить задачу, сначала создайте ее, а затем отправьте запрос выполнения задачи другому пользователю. Человек, получающий запрос выполнения задачи, становится ее временным владельцем. Этот человек может отклонить задачу, принять ее или назначить кому-то другому. Отклоненная задача возвращается вам.

Примечание: Однако отклоненная задача, возвращенная вам, по-прежнему принадлежит получателю до тех пор, пока вы не освободите ее, вернув в собственный список задач.

Назначение задачи другому человеку

Выполните одно из указанных ниже действий.

Назначение новой задачи В меню файл наведите указатель мыши на пункт создатьи выберите команду поручение.

Назначение существующей задачи В списке задач выберите задачу, которую вы хотите назначить. На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Назначить задачу.

В поле Кому введите имя или адрес электронной почты человека, которому хотите назначить задачу.

Чтобы выбрать имя в списке, нажмите кнопку Кому.

В поле Тема введите имя задачи.

Примечание: Для существующей задачи поле Тема уже заполнено.

Укажите нужные значения параметров Срок и Состояние.

Установите или снимите флажки Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи.

Чтобы задача повторялась, на вкладке Задача в группе Параметры нажмите кнопку Повторение, выберите нужные параметры и нажмите кнопку ОК.

В тексте повторяющейся задачи введите сведения о задаче, которые считаете нужным сообщить.

Нажмите кнопку Отправить .

Примечание: При назначении повторяющейся задачи ее копия остается в вашем списке задач, но не обновляется. Если вы установили флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи, то будете получать отчеты о состоянии для каждого завершенного экземпляра задачи.

Откройте задачу, которую хотите отправить.

На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Переслать.

Сочетание клавиш чтобы переслать задачу, нажмите клавиши CTRL + F.

В полях Кому и Копия введите имена или адреса электронной почты получателей.

В тексте задачи введите любое сообщение, которое считаете нужным. Чтобы отправить несколько задач, перетащите добавочные задачи из списка задач в текст той задачи, которую пересылаете.

Читайте также:  Dns клиент служба не запускается

Нажмите кнопку Отправить .

Откройте сообщение электронной почты, содержащее запрос выполнения задачи. Обычно это сообщение находится в папке Отправленные.

На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Вернуться к списку задач.

Вы также можете освободить задачу из сообщения об отклоненной задаче, щелкнув Вернуться к списку задач.

Задачи, которые вы назначили другим людям, можно отслеживать тремя способами.

Автоматическое сохранение копий назначаемых задач и получение автоматизированных отчетов о состоянии

В меню Сервис выберите команду Параметры.

Нажмите кнопку Параметры задачи.

Установите флажок Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач.

Установите флажок Отправлять отчеты после выполнения порученных задач.

Просмотр задач, назначенных вами другим людям

Выберите категорию Задачи.

В меню Вид выберите пункт Текущее представление, а затем — команду Назначение.

Просмотр списка людей, получающих обновленные копии назначенной задачи

Откройте назначенную задачу, для которой хотите просмотреть список.

На вкладке Подробности просмотрите имена в поле Обновить для.

Откройте задачу или запрос выполнения задачи.

На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Принять или Отклонить.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Выберите команду Изменить ответ перед отправкой, введите в сообщении свое примечание и нажмите кнопку Отправить.

Выберите команду Отправить ответ сейчас.

Откройте задачу, для которой хотите отправить отчет о состоянии или примечание.

На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Отправить отчет о состоянии, Ответить или Ответить всем.

В полях Кому и Копия введите имена или адреса электронной почты получателей.

Если задача назначена вам, имена получателей обновлений будут добавлены автоматически.

В тексте сообщения введите любые сведения, которые считаете нужным включить в отчет о состоянии.

Нажмите кнопку Отправить .

После создания задачи и ее назначения другому пользователю у вас могут появиться обязанности по ее отслеживанию вплоть до момента ее завершения. Например, вам могут требоваться отчеты о состоянии и обновления по мере выполнения задачи. Кроме того, если человек, которому назначена задача, отказался от назначения, может быть нужно переназначить ее кому-то еще.

Чтобы назначить задачу, сначала создайте ее, а затем отправьте запрос выполнения задачи другому пользователю. Человек, получающий запрос выполнения задачи, становится ее временным владельцем. Этот человек может отклонить задачу, принять ее или назначить кому-то другому. Отклоненная задача возвращается вам.

Примечание: Однако отклоненная задача, возвращенная вам, по-прежнему принадлежит получателю до тех пор, пока вы не освободите ее, вернув в собственный список задач.

Назначение задачи другому человеку

Выполните одно из указанных ниже действий.

Назначение новой задачи В меню файл наведите указатель мыши на пункт создатьи выберите команду поручение.

Назначение существующей задачи В списке задач выберите задачу, которую вы хотите назначить. На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Назначить задачу.

В поле Кому введите имя или адрес электронной почты человека, которому хотите назначить задачу.

Чтобы выбрать имя в списке, нажмите кнопку Кому.

В поле Тема введите имя задачи.

Примечание: Для существующей задачи поле Тема уже заполнено.

Укажите нужные значения параметров Срок и Состояние.

Установите или снимите флажки Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи.

Чтобы задача повторялась, на вкладке Задача в группе Параметры нажмите кнопку Повторение, выберите нужные параметры и нажмите кнопку ОК.

В тексте повторяющейся задачи введите сведения о задаче, которые считаете нужным сообщить.

Нажмите кнопку Отправить .

Примечание: При назначении повторяющейся задачи ее копия остается в вашем списке задач, но не обновляется. Если вы установили флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи, то будете получать отчеты о состоянии для каждого завершенного экземпляра задачи.

Откройте задачу, которую хотите отправить.

На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Переслать.

Сочетание клавиш чтобы переслать задачу, нажмите клавиши CTRL + F.

В полях Кому и Копия введите имена или адреса электронной почты получателей.

В тексте задачи введите любое сообщение, которое считаете нужным. Чтобы отправить несколько задач, перетащите добавочные задачи из списка задач в текст той задачи, которую пересылаете.

Нажмите кнопку Отправить .

Откройте сообщение электронной почты, содержащее запрос выполнения задачи. Обычно это сообщение находится в папке Отправленные.

На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Вернуться к списку задач.

Вы также можете освободить задачу из сообщения об отклоненной задаче, щелкнув Вернуться к списку задач.

Задачи, которые вы назначили другим людям, можно отслеживать тремя способами.

Автоматическое сохранение копий назначаемых задач и получение автоматизированных отчетов о состоянии

В меню Сервис выберите команду Параметры.

Нажмите кнопку Параметры задачи.

Установите флажок Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач.

Установите флажок Отправлять отчеты после выполнения порученных задач.

Просмотр задач, назначенных вами другим людям

Выберите категорию Задачи.

В меню Вид выберите пункт Текущее представление, а затем — команду Назначение.

Читайте также:  Kali linux что можно сделать

Просмотр списка людей, получающих обновленные копии назначенной задачи

Откройте назначенную задачу, для которой хотите просмотреть список.

На вкладке Подробности просмотрите имена в поле Обновить для.

Откройте задачу или запрос выполнения задачи.

На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Принять или Отклонить.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Выберите команду Изменить ответ перед отправкой, введите в сообщении свое примечание и нажмите кнопку Отправить.

Выберите команду Отправить ответ сейчас.

Откройте задачу, для которой хотите отправить отчет о состоянии или примечание.

На вкладке Задача в группе Управление задачей нажмите кнопку Отправить отчет о состоянии, Ответить или Ответить всем.

В полях Кому и Копия введите имена или адреса электронной почты получателей.

Если задача назначена вам, имена получателей обновлений будут добавлены автоматически.

В тексте сообщения введите любые сведения, которые считаете нужным включить в отчет о состоянии.

Нажмите кнопку Отправить .

"Обычные" люди используют MS Outlook, входящий в комплект MS Office, процентов эдак на 10. И, чаще всего, почту Outlook. Некоторые даже путают MS Outlook и Outlook Express. Реже пользуются адресной книгой Oulook. И зря. Ведь в Outlook есть возможности, которые способны не только упорядочить работу, но и высвободить огромное количество времени для тех дел, которые являются приоритетными. Давайте поговорим о задачах, категоризации с помощью MS Outlook, делегировании и контроле поручений, о том, как организовать тайм менеджмент на Outlook 2007.

Эффективная и настраиваемая возможность работать с задачами – одно из наиболее ценных свойств Outllok. Цель данной статьи – показать, как можно работать с задачами, упорядочивать их и выстраивать с логическую систему, как делегировать задачи и контролировать их выполнение с помощью программы Outlook.

Создание новой задачи

Для создания новой задачи необходимо:

1. перейти в раздел «Задачи»

2. нажать кнопку

3. появится основное окно задачи:

4. Для создания повторяющейся задачи необходимо нажать кнопку

в результате чего появится следующее меню:

Определение параметров задачи

1.В меню нажмите Параметры, появится окно:

2. Для выбора необходимого времени оповещения существует два способа:

• Время начала работы с MS Outlook, в этом случае вы ставите время прихода на работу.

• Время общего контроля задач — выбирается единое время для контроля всех задач, при выборе такого типа напоминания важно помнить, что оповещение ставится только на задачи высокой важности, требующие отдельного внимания.

3. Параметры задачи позволяют нам:

Назначение и отслеживание задач

МS Outlook позволяет создавать не только задачи для личного пользования, но и задачи, которые необходимо делегировать кому-то другому. При назначении задач у Вас на компьютере остается только копия задачи, и вы не можете вносить в нее изменения, копия будет обновляться одновременно с обновлением порученной задачи.

Для того, чтобы назначить задачу, необходимо:

• в основном окне задачи нажать

• появится поле Кому, в котором необходимо ввести адрес того, Кому делегируется задача. При назначении задачи нескольким ответственным одновременно, обновление задачи будет отсутствовать.

Если нет необходимости отслеживать задачу, ее можно отправить электронным сообщением, сделать это можно двумя способами:

1. Удерживая левую кнопку мыши, перетащите задачу на папку Почта;

2. В окне задачи нажать кнопку , затем нажать Переслать, задача будет послана, как вложенный документ.

При делегировании задачи ВАЖНО соблюдать следующие правила:

1. Точно опишите задачу, используя место комментариев;

2. Указать какому виду ключевой деятельности соответствует задача;

3. Желаемый результат должен содержаться в названии задачи;

4. Делегируйте ресурсы по возможности письменно перечислите;

5. Согласуйте процедуры отчетности и контроля;

6. Определите последствия (вознаграждения и штрафы);

7. Не вмешивайтесь в ход исполнения.

Задача должна соответствовать двум критериям:

 Е – единица измерения

 О – определенно во времени

2. УМНАЯ

 Я – я могу достичь

Работа с делегированными задачами

При получении делегированной задачи, тот, кому задача делегирована, может принять ее или отклонить.

Чтобы принять задачу:

1. Дважды нажмите на запросе о задаче;

2. Нажмите после чего задача автоматически перемещается в меню задачи, а делегировавшему задачу автоматически отправится уведомление, что задача была принята.

Чтобы отклонить задачу:

1. Дважды нажмите на запросе о задаче;

2. Нажмите , делегировавший задачу, получит уведомление, что задача не принята.

При приеме задачи, а так же при дальнейшей работе над ней необходимо изменять ее состояние и процент готовности:

1. Не началась; 25%
2. Выполняется; 50%
3. Отложена; 75%
4. В ожидании; 100%
5. Завершена.

В случае изменения статуса уведомление об этом отправляется делегировавшему задачу автоматически. При выставлении 100% задача автоматически считается завершенной.

Когда задача завершена, необходимо открыть вкладку Подробно

Объем работ: сколько планировалось потратить времени.

Организации: с кем были контакты по ходу выполнения задачи.

Outlook позволяет самостоятельно отправлять отчеты по делегированным задачам:

1. Открыть окно делегированной задачи

2. Нажать Отправить отчет

Читайте также:  1С создать предопределенный элемент справочника программно

3. В поле Кому ввести адрес.

ОРГАНИЗАЦИЯ ОБЗОРА ЗАДАЧ

Требования к обзору задач:

• вся информация должна быть в одном месте. Чем больше ее распыления по разным папкам и органайзерам – тем хуже обзор, тем менее целостна и прозрачна картина личной работы.

• информации в «месте обзора» не должно быть слишком много – иначе в ней просто невозможно ориентироваться. Поэтому требуется как-то уменьшать количество единовременно обозреваемых задач.

Все краткосрочные задачи к исполнению удобно создавать и держать в корневой папке «Задачи». Но «видеть» эту папку мы можем с разных «точек зрения», отбирая каждый раз именно то и в таком порядке, в каком нам это необходимо для наилучшего обзора. Эти «точки зрения» и задаются пользовательскими представлениями, которые переключаются в меню «Текущее представление».

В Outlook есть несколько стандартных представлений, например, «Простой список задач», «Просроченные задачи», «Задачи, срок исполнения которых находится в пределах ближайших семи дней».

Доступ к настройке представлений из меню:

Оптимизация обзора с помощью категорий

Оптимизация обзора будет реализована при помощи следующих возможностей MS Outlook:

1. Категории задач.

2. Формы представления краткосрочных задач в разделе «Задачи».

Категория – это некий признак, который мы можем своей волей назначать той или иной задаче. Замечательна эта возможность тем, что после этого мы сможем группировать наши задачи по принадлежности к этим категориям.

Существуют категории двух видов:

1. Стандартные — по умолчанию заданные в программе.

2. Пользовательские — те, которые мы задаем сами.

Именно последний вид категорий и делает возможность деления задач по категориям наиболее привлекательным для нас.

Пусть изначально мы имеем список задач, не группированный по категориям, но отсортированный по срокам. Очевидно, что таким списком пользоваться неудобно, поскольку в него попадают и задачи очень простые, например, позвонить кому-то, и задачи сложные, включающие в себя много действий, например, разработать проект.

Такого недостатка можно избежать, если разделить дела на категории в соответствии с ключевыми областями:

Вот кнопка задания категории в поле задачи в увеличенном виде

Если нажать на нее, то получим окно следующего вида:

Чтобы создать новую категорию, необходимо вписать ее название в поле «Элемент принадлежит следующим категориям» и нажать

Для удаления ненужных категорий нажмите Вы увидите меню: используя кнопки «добавить» и «удалить», Вы можете сформировать именно тот список категорий, который будет максимально Вам удобен.

Если вам нужно присвоить категорию большой группе накопившихся задач, достаточно в списке выделить мышью требуемые (удерживая нажатой клавишу Ctrl), и затем в контекстном меню (правая кнопка мыши) выбрать пункт «Категории». Категории, выбранные во всплывшем меню категорий, будут присвоены всем выделенным задачам.

Группировка задач по категориям

Теперь, чтобы рассортировать задачи по ключевым областям, можно включить сортировку по категории, нажав на название соответствующего столбца. Однако это пока не дает удобного обзора, и к тому же лишает нас возможности сортировать задачи по сроку исполнения.

Чтобы избежать перечисленных неприятностей, мы используем возможность группировки задач по определенным признакам. Для этого необходимо:

1. Вызвать контекстное меню, нажатием правой кнопки мыши на пустом поле.

2. В появившемся окне нажать на кнопку «Группировка»

3. Появится окно следующего вида:

Здесь нужно в окне «Группировать элементы по полю» выбрать пункт «Категории».

Если теперь нажать на ОК и вернуться к исходному списку задач, то можно будет заметить, что он изменился. Все задачи, находящиеся в папке, распределились на группы согласно присвоенным этим задачам категориям. Значит, можно смотреть и работать с задачами одной категории (например, продажи), не отвлекаясь на посторонние задачи и отвлечения.

Мы постарались показать, как можно работать с задачами, упорядочивать их, выполнять, делегировать и контролировать их исполнение с помощью электронного планировщика Outlook. Надеемся, эти сведения и рекомендации окажутся полезными.

Такой инструмент – не панацея от хаоса и избытка срочных и важных дел. Он выполняет вполне конкретную задачу – помогает Вам справляться с задачами более эффективно, сберегая Вам и время, и усилия, и деньги.

Тематический план

  • Общее

Общее

Руководство пользователя по использованию
Microsoft Outlook 2010

Microsoft Outlook 2010 является интегрированным решением, предназначенным для организации и управления средствами связи (например, электронной почтой, мгновенными сообщениями) и всей текущей информацией (от календарей и контактов до заметок и списков задач).

Инновационные возможности Office Outlook 2010 позволяют быстро находить сообщения, организовывать работу и улучшить обмен информацией с другими пользователями – и все это в одной программе.

Тема 1

Графическое представление и персональные настройки Outlook 2010

Благодаря улучшенному дизайну, усовершенствованным функциям упорядочения электронной почты, поиска, общения и работы в социальных сетях приложение Outlook 2010 предоставляет интерфейс на уровне лучших мировых стандартов.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *