1С упп заявки на расходование средств

Для регистрации намерений по расходованию денежных средств предусмотрен документ Заявка на расходование денежных средств . Характер и назначение планируемого списания денежных средств определяются предопределенными видами операций документа.

Заявки на расходование денежных средств позволяют отразить планируемый вид расхода денежных средств:

• Выдача денежных средств подотчетному лицу;
• Перечисление денежных средств поставщику;
• Возврат денежных средств клиенту;
• Оплата по кредиту;
• Таможенный платеж;
• Оплата в другую организацию;
• Прочие расходы денежных средств и др.

В заявке можно указать планируемый вид оплаты расхода денежных средств (наличная, безналичная).

Использование заявок на расходование ДС позволяет выполнить следующие задачи:

• отразить потребность на денежные средства со стороны подразделений предприятия;
• спланировать расход денежных средств, сформировать платежный календарь;
• предотвратить несогласованные выплаты денег;
• проконтролировать объем допустимых к расходу денежных средств.

Управление заявкой осуществляется при помощи соответствующих статусов документа.

Для регистрации намерений по расходованию денежных средств предусмотрен документ Заявка на расходование денежных средств. Характер и назначение планируемого списания денежных средств определяются предопределенными видами операций документа.

Использование заявок на расходование денежных средств позволяет выполнить следующие задачи:

• отразить потребность на денежные средства со стороны подразделений предприятия;
• спланировать расход денежных средств, сформировать платежный календарь;
• предотвратить несогласованные выплаты денег;
• проконтролировать объем допустимых к расходу денежных средств.

Вообще, заявки на расходование денежных средств можно использовать и без механизма согласования. Платежный календарь будет формироваться. Но часто бывает необходимо контролировать расход денежных средств, а для этого нужно согласование и, часто, многоэтапное.

1. Включение механизма согласования заявок.

Механизм согласования заявок на расход денежных средств включается отдельно для каждой Организации. Для включения необходимо заполнить регистр сведений Настройки согласования заявок. В нем нужно указать Организацию и дату, с которой должно работать согласование.

2. Создание маршрутов согласования заявок

Маршрут согласования заявок определяет стадии, которые заявка проходит перед окончательным утверждением. Маршруты описываются в иерархическом справочнике Маршруты согласования.

Справочник заполняется в обратном порядке. Т.е. сначала создается последний этап маршрута, потом предпоследний и т.д. При этом у каждого этапа, кроме последнего, заполняется реквизит Следующий этап.

Кроме того, для каждого этапа определяются пользователи, имеющие право согласования заявки.

Маршрут должен состоять хотя бы из одного этапа. Можно создавать неограниченное количество маршрутов.

3. Добавление права согласования заявок на расход денежных средств

Пользователям, участвующим в согласовании заявок нужно установить соответствующее право.

Права пользователей устанавливаются в интерфейсе Администрирование пользователей. Меню Пользователи – Пользователи. Открыв карточку нужного пользователя, нужно добавить ему роль Согласование заявок на расходование ДС.

4. Назначение маршрутов согласования заявок подразделениям

Каждому подразделению, где ведется работа с заявками, необходимо назначить маршрут согласования.

Если механизм согласования включен, а для подразделения не назначен маршрут согласования, провести заявку будет невозможно.

Назначение маршрутов подразделениям производится в регистре сведений Настройки маршрутов согласования заявок. Необходимо указать Подразделение и первый этап маршрута согласования.

5. Согласование заявок

При создании заявок 1С подбирает необходимый маршрут согласования. Согласование заявок осуществляется с помощью обработки Согласование заявок.

После создания заявок, они появляются в этой обработке у пользователей, которые указаны в первом этапе маршрута согласования.

Первоначально заявки имеют статус Подготовлено. Их можно согласовать, отложить или отклонить через меню Изменить состояние. Если заявка согласована, она переходит на следующий этап маршрута согласования и становится видна пользователям, указанным в данном этапе маршрута.

После согласования на всех этапах маршрута заявка получает статус Утверждено.

6. Изменение согласованных заявок

Изменить согласованные заявки нельзя.

Если требуется внести в заявки изменения, необходимо перевести их в состояние Отложен, изменить, а затем заново согласовать. Для этого нужно в обработке Согласование заявок установить фильтр Обработаны, а затем изменить состояние нужной заявки.

Возможные доработки

Система согласования заявок в 1С:УПП не совершенна, поэтому многие компании дорабатывают ее под свои бизнес-процессы. Так, в нашем случае, было добавлено ограничение максимальной суммы заявки, которую может согласовать пользователь. Эта настройка устанавливалась в Дополнительных правах пользователя и учитывалась при отображении заявок в обработке Согласование заявок. Если сумма заявки оказывалась выше, чем лимит пользователя, то такая заявка не отображалась в обработке и пользователь не мог ее согласовать.

Документ «Заявка на расходование денежных средств» предназначена для планирования и согласования платежей.
Документ «Заявка на расходование ДС» можно создать, перейдя в раздел «Казначейство» — «Планирование и контроль денежных средств» — «Заявки на расходование ДС» — Создать.
Документ «Заявка на расходование ДС» имеет несколько видов операции, которые выбирается при создании. Каждый вид заявки предназначен для отражения разнообразных хозяйственных операций, каждая из которых будет описана в данной инструкции.
Созданные документы «Заявка на расходование ДС» собираются и согласовываются с помощью документа «Реестр платежей». После согласования, на основании заявок автоматически создаются документы «Списание безналичных ДС», которые выгружаются в банк-клиент для оплаты банком.
Далее приведены примеры оформления документов «Заявка на расходование ДС» для каждого вида операции.

Оплата поставщику
Для оформления операций оплаты поставщику предназначен вид операции документа «Заявка на расходование ДС» — «Оплата поставщику».
В новом документе «Заявка на расходование ДС» отмечены красным поля, которые являются обязательными к заполнению для проведения документа. Документ создается в статусе «Не согласована», статус меняется в процессе согласования реестра платежей автоматически. Приоритет заявки при создании автоматически устанавливается «Средний».

Рисунок 1. Форма документа «Заявка на расходование ДС», вид операции «Оплата поставщику» (не заполненная)
Реквизиты документа «Заявка на расходование ДС» необходимо заполнить следующим образом:
Вкладка Основное
Номер – формируется автоматически при проведении, вручную не устанавливается.
Дата – при создании устанавливается текущая дата.
Организация – необходимо выбрать из предложенного списка организаций, с помощью кнопки , либо путем ввода наименования в поле будет предложено для выбора требуемое значение.
Подразделение – из справочника «Структура предприятия» необходимо выбрать подразделение, по которому должен произойти платеж.
Заявитель – по умолчанию указывается текущий пользователь системы, создающий заявку.
Планирование – по умолчанию устанавливается «В валюте платежа» не подлежит изменению.
Сумма – указывается сумма требуемого платежа.
Валюта – указывается валюта требуемого платежа.
Операция – отражается выбранный при создании вид операции документа «Заявка на расходование ДС»
Дата платежа – указывается дата, на которую необходимо запланировать платеж поставщику.
Форма оплаты – по умолчанию устанавливается «В любой форме» не подлежит изменению.
Получатель – указывается поставщик из справочника «Контрагенты», которому необходимо произвести оплату.
Счет получателя – при выборе «Получателя» автоматически устанавливается счет получателя, при необходимости, если на предоставленном поставщиком «Счете на оплату» указан иной счет, необходимо из справочника «Банковские счета» выбрать требуемый.
Сверх лимита – если в системе осуществляется ведение системы лимитирования расхода денежных средств в разрезе филиалов и статей движения денежных средств, соответственно если сумма осуществляемого платежа не была ранее включена в лимит, при проведении документа пользователь получит сообщение об ошибке и заявка не проведется.

Рисунок 2. Пример ошибки при проведении заявки, по которой не был запланирован лимит.
Для проведения заявки сверх лимита, необходимо установить флаг «Сверх лимита»
Перечисление в бюджет – данный флаг устанавливается, если платеж является перечислением в бюджет. Установка флага позволяет ввести требуемые для платежей в бюджет значения КБК, ОКТМО и т.п.

Рисунок 3. Пример установки флага «Перечисление в бюджет».
УИП – уникальный идентификатор платежа, указывается только в том случае если это предусмотрено договором с получателем платежа.
Назначение платежа — в программе предусмотрено несколько вариантов автозаполнения назначения платежа по кнопке "Вставить».

Рисунок 4. Варианты автозаполнения поля «Назначение платежа».
Список документов, в т.ч. НДС — отразит информацию об объектах расчетов с вкладки "расшифровка платежа"

В т.ч НДС (18%) (на всю сумму), В т.ч. НДС (10%) (на всю сумму), Без налога (НДС) — к введенному тексту добавят информацию о НДС.

Текст из банковского счета получателя — вставит текст, указанный в поле "Текст назначения платежа" из карточки р/с контрагента.

Рисунок 5. Пример заполнения вкладки «Основное».

Вкладка Расшифровка платежа
На вкладке «Расшифровка платежа» указывается подробная информация о платеже и взаиморасчетах с получателем платежа.
Платеж можно ввести списком, т.е. распределить по нескольким объектам расчета, либо без разбиения при этом есть возможность выбрать только один объект расчетов.
Платеж за счет средств ГОЗ – флаг устанавливается только если платеж происходит в рамках оборонного гоззаказа, в иных случаях флаг не устанавливается.
Объект расчетов – в качестве объекта расчетов можно указать «Договор с контрагентом» (при данном виде операции документа заявка при выборе доступны договоры с типом взаимоотношений «С поставщиком/исполнителем») или согласованный документ «Заказ поставщику».
Поставщик – поле заполняется автоматически при выборе объекта расчетов. Устанавливается элемент справочника «Партнеры», указанный в соответствующем поле объекта расчетов.
Сумма взаиморасчетов – устанавливается автоматически при проведении документа.
Валюта – устанавливается автоматически при выборе объекта расчетов.
Статья ДДС – указывается статья движения денежных средств, соответствующая типу платежа.
Комментарий – при необходимости указывается комментарий к расшифровке платежа.

Рисунок 6. Пример заполнения вкладки «Расшифровка платежа».
Вкладка Распределение по счетам
На вкладке «Распределение по счетам» указывается банковский счет организации, с которого необходимо произвести списание денежных средств. Сумма и дата платежа устанавливается автоматически по данным указанным на вкладке «Основное».

Рисунок 7. Пример заполнения вкладки «Распределение по счетам».
После прохождения всех этапов согласования, документу «Заявка на расходование ДС» будет присвоен статус «К оплате» и автоматически создан документ «Списание безналичных ДС».

Рисунок 8. Пример автоматически созданного документа «Списание безналичных ДС» по заявке с видом операции «Оплата поставщику».

Возврат оплаты клиенту
Для оформления операций возврата оплаты клиентам предназначен вид операции документа «Заявка на расходование ДС» — «Возврат оплаты клиенту».
Состав реквизитов документа «Заявка на расходование ДС» с данным видом операции идентичен составу реквизитов при оплате поставщику, различие только в виде контрагента и объекте расчетов.

Рисунок 9. Форма документа «Заявка на расходование ДС», вид операции «Возврат оплаты клиенту»
Получатель – указывается клиент из справочника «Контрагенты», которому необходимо произвести оплату.
Объект расчетов – в качестве объекта расчетов можно указать «Договор с контрагентом» (при данном виде операции документа заявка при выборе доступны договоры с типом взаимоотношений «С покупателем/заказчиком») или согласованный документ «Заказ клиента».
Покупатель – поле заполняется автоматически при выборе объекта расчетов. Устанавливается элемент справочника «Партнеры», указанный в соответствующем поле объекта расчетов.

Рисунок 10. Пример заполнения вкладки «Расшифровка платежа».
После прохождения всех этапов согласования, документу «Заявка на расходование ДС» будет присвоен статус «К оплате» и автоматически создан документ «Списание безналичных ДС».

Рисунок 11. Пример автоматически созданного документа «Списание безналичных ДС» по заявке с видом операции «Возврат оплаты клиенту».

Выдача подотчетнику
Для оформления операций выдачи денежных средств подотчет на банковский счет подотчетного лица предназначен вид операции документа «Заявка на расходование ДС» — «Выдача подотчетнику».

Рисунок 12. Форма документа «Заявка на расходование ДС», вид операции «Выдача подотчетнику»
Подотчетное лицо – указывается сотрудник из справочника «Физические лица», которому необходимо произвести перечисление денег подотчет.
Отчитаться – из предложенного перечня периодов необходимо указать период, до которого подотчетнику требуется отчитаться по полученной сумме.

Рисунок 13. Пример заполнения вкладки «Расшифровка платежа».
После прохождения всех этапов согласования, документу «Заявка на расходование ДС» будет присвоен статус «К оплате» и автоматически создан документ «Списание безналичных ДС».

Рисунок 14. Пример автоматически созданного документа «Списание безналичных ДС» по заявке с видом операции «Выдача подотчетнику».