1С казначейство согласование платежей

Централизованное казначейство — система управления и контроля денежными средствами крупных компаний и холдингов с большим количеством юридических лиц и центров финансовой ответственности.

Вы можете заказать расчет стоимости внедрения централизованного казначейства в Вашей компании по телефону + 7 (499) 350 29 00.

В своей практике мы реализуем централизованное казначейство на базе 1С как самый распространенный вид информационных систем в нашей стране.

Зачем нужно централизованное казначейство

Основные задачи, которые решает автоматизация централизованного казначейства:

• Предотвращение кассовых разрывов.
• Консолидация денежных потоков в единой базе данных.
• Лимитирование и контроль денежных расходов подразделений компании.
• Ускорение процедуры согласования платежей.

Этапы внедрения казначейства

Как правило, в хозяйстве крупной компании есть огромное количество конфигураций и баз данных 1С, разделенных по задачам и/или юридическим лицам. Ключевая цель с точки зрения технологий — создать еще одну базу данных (или доработать существующую), в которой будут согласовываться и оплачиваться заявки на расходование средств сотрудников компании.

По опыту, обычно для центральной базы данных используется одно из решений — 1С Консолидация ПРОФ, 1АБ Управление финансами или 1С Управление корпоративными финансами.

В централизованной базе данных:

• происходит управление справочной информацией, связанной с платежами;
• вводятся заявки на расходование ДС (как наличные, так и безналичные);
• заявки на расходование согласовываются по выбранному маршруту;
• происходит оплата согласованных заявок через систему «Банк-клиент«;
• из клиент-банка загружается информация о поступивших платежках;
• поступления и списания ДС мигрируют в базы приемники (как бухгалтерские, так и управленческие);
• составляется платежный календарь холдинга.

Нормализация справочной информации

Построение правильной системы централизованного казначейства начинается с нормализации нормативно-справочной информации. Необходимо провести полную ревизию такой справочной информации, как:

Объем данных справочников достаточно большой, и на практике приведение в порядок НСИ может занять 30-50% времени всего проекта.

Главная задача этого этапа — объединить справочную информацию из разрозненных баз в единую структуру.

После того как данные выверены, необходимо запретить ввод НСИ в базах приемниках, а вводить её только в центральной базе. Это позволит избежать ввода дублей справочной информации. После ввода информации в головную базу информация с помощью обменов будет поступать в базы-приемники.

Настройка визирования заявок на расходование

Настройка визирования платежей — одна из ключевых функций системы. Важно разделять, что каждая заявка на расходование в зависимости от назначения, статьи затрат, суммы, ЦФО и других параметров может быть визирована разными людьми.

Обратите внимание — не все платежи требуют визирования. Обычно, например, платеж в бюджет или «комиссия банка» являются безакцептными, то есть не требующими согласования.

Необходимо закупить канцтовары для бухгалтерии на сумму 10 000 рублей. Заявка должна быть согласована с руководителем ЦФО (главным бухгалтером), затем с финансовым директором.

Производственному отделу понадобилось закупить дорогостоящее оборудование — импортный станок стоимостью 2 млн. рублей. Для заявок свыше 1 млн. рублей, например, маршрут согласования можно установить такой: руководитель ЦФО, Финансовый директор, президент компании.

Весь набор этих правил должен быть известен до начала проекта внедрения централизованного казначейства.

В программах 1С маршруты согласования настраиваются по гибкому сценарию бизнес-процесса.

Пример маршрута визирования в 1С:

Самое приятное, что процесс визирования сейчас доступен и на современном смартфоне:

Загрузка и выгрузка платежных документов в клиент-банк

После процедуры визирования подтвержденные платежи отправляются в банк для оплаты. Делается это с помощью стандартных возможностей, встроенных в 1С.

Аналогично в систему поступают и данные о поступлении денежных средств.

Обмен данными между базами данных

Для того чтобы не вводить данные дважды — в управленческую (казначейство) и бухгалтерскую базу, после того как платеж подтвердил банк, необходимо выгрузить документы в бухгалтерскую базу. Естественно, выгружать необходимо только те документы, которые относятся к бухгалтерскому учету.

Для этого между централизованным казначейством на 1С и другими базами данных настраивают обмен.

Платежный календарь и планирование ДДС

Самое важно и интересное с точки зрения финансового директора компании — построение консолидированной отчетности по всем финансам компании.

Один из главных отчетов — это платежный календарь:

Он позволяет планировать денежные потоки и, самое главное в условиях кризиса, избежать кассовых разрывов. На основании данных платежного календаря можно управлять планируемыми платежами.

Проблемы внедрения

Основные риски внедрения:

1. Сопротивление сотрудников компании к новшествам. Дело в том, что централизованное казначейство затрагивает практически всех сотрудников — от рядового менеджера до бухгалтера, который привык оплачивать заявки в своей программе.
2. Разрозненная нормативно-справочная информация — достаточно серьезная проблема, потому что сделать казначейство «централизованным» без справочников невозможно. Нужно быть готовым к большому количеству рутинного труда, который в итоге окупится.

Кейс — производственный холдинг

Рассмотрим краткий пример нашей автоматизации блока «централизованное казначейство».

• производственная компания;
• 16 юридических лиц;
• 12 баз данных (из них 7 бухгалтерий, 5 — 1С УПП);
• объем платежей — около 200 в день.

Что было сделано:

• объединена и нормализована справочная информация из 12 баз данных: 10 000 элементов справочников превращены в 1 000;
• настроен централизованный ввод и рассылка справочной информации по нужным базам 1С;
• настроено 17 маршрутов согласования заявок на расходование ДС в зависимости от типа статьи затрат, ЦФО и юридического лица;
• подключен мобильный клиент для согласования заявок топ-менеджментом компании;
• систему казначейства подключили напрямую к банк-клиенту, что позволило сэкономить время на обработку и передачу информации;
• все 12 баз подключены к центральной базе и получают данные об оплаченных платежах в режиме онлайн;
• настроена необходимая отчетность для топ-менеджмента компании.

Срок внедрения — 4 месяца. Рабочая команда — 3 специалиста.

Закажите бесплатную оценку стоимости внедрения централизованного казначейства на 1С в Вашей компании. Наш телефон + 7 (499) 350 29 00.

Подсистема "Централизованное казначейство" прикладного решения "1С:Управление холдингом" организована в соответствии с концепцией "фабрики платежей" и обеспечивает укрупненное и детальное планирование денежных потоков, управление мгновенной и краткосрочной ликвидностью, позволяет сочетать централизованную и децентрализованную модели управления денежными средствами холдинга, а также эффективно управлять кредитными, валютными и процентными рисками.

Подсистема "Централизованное казначейство" разрабатывалась на основе методологии компании PwC – лучшего консультанта в области казначейства по версии TMI Awards. Методология объединяет наиболее передовые наработки в области построения казначейской функции и автоматизации процессов. По мнению PwC, реализованный функционал подсистемы "Централизованное казначейство" не уступает признанным западным конкурентам.

«Фабрика платежей»

• Заявки на платеж могут быть согласованы с использованием сложных маршрутов согласования, в том числе ответом на оповещение по электронной почте.
• Платежный календарь с улучшенной эргономикой позволяет провести прогноз "Что, если?" анализ платежной позиции. Вероятностная модель планирования потоков, зависящая от горизонта и используемых источников данных для прогноза ликвидности, позволяет значительно улучшить прогноз ликвидности.
• Удобные инструменты перераспределения (внутригрупповые пулы ликвидности), привлечения и размещения ликвидности (договора финансирования и операции по ценным бумагам) упрощают балансировку платежной позиции.
• При совершении платежей можно использовать клиент банка или host-2-host технологию 1C:Директбанк.

Лимитирование

• Лимитирование доступно в пространстве трех бюджетов: БДР, БДДС, бюджета движения ресурсов. Лимиты определяются в бюджетах на этапе планирования и контролируются в документах "Резервирование бюджета" и "Заявка на операцию".
• Реализовано перераспределение лимитов по статьям бюджетов, аналитикам, периодам.
• Существует возможность лимитировать суммы заключения договоров с банками по размещению денежных средств в разрезе финансовых инструментов.
• Директивы запрета/разрешения платежей позволяют быстро настроить простые правила ограничения платежей, не прибегая к продвинутым функциям лимитирования.
• Пулы ликвидности и групповые лимиты упрощают внутригрупповое финансирование.

Использование "Управления холдингом" позволяет повысить эффективность управления дебиторской и кредиторской задолженностями, кредитными, валютными и процентными рисками в условиях высокой волатильности ключевых макроэкономических показателей.

Совместно с PwC применен передовой опыт по управлению оборотным капиталом и реализованы новые функции по управлению дебиторской задолженностью и торгово-кредитными рисками. Новые функции позволяют:

• определить матрицу рекомендуемых условий оплаты для различных классов клиентов в зависимости от их значимости и платежной дисциплины;
• контролировать и актуализировать график платежей в зависимости от учетных событий;
• автоматически напоминать о приближении сроков оплаты по договору;
• автоматически формировать претензию в случае просрочки платежа, учитывать прогноз взыскания просроченной задолженности в бюджете движения денежных средств;
• регистрировать события претензионно-исковой работы, формировать напоминания и уведомления о них;
• использовать факторинг и векселя для оптимизации стоимости и сроков инкассации дебиторской задолженности;
• использовать залоги, страхование, поручительства, аккредитивы и банковские гарантии в качестве обеспечительных мер;
• анализировать дебиторскую задолженность по срокам старения и просрочки в различных аналитических разрезах.

На основе передовой практики PwC по управлению финансовыми рисками в целях идентификации, оценки и хеджирования валютных рисков реализован следующий функционал:

• краткосрочная оценка влияния волатильности валютных курсов на платежный календарь и денежную позицию;
• среднесрочное интервальное стресс-тестирование открытой валютной позиции;
• в качестве типовых инструментов хеджирования валютных рисков реализованы интервальная оговорка валютного контракта, валютный форвардный контракт и своп.

В целях идентификации, оценки и хеджирования процентных рисков реализованы:

• среднесрочное интервальное стресс-тестирование процентных рисков по плавающим ставкам;
• отчеты по структуре, ставкам, стоимости, дюрации внешнего финансирования компании;
• установка лимитов размещения и привлечения в разрезе банков и организаций группы компаний.

Для повышения эффективности автоматизации валютного контроля реализованы напоминания о существенных событиях валютного контроля: необходимости закрытия задолженности, указанной в справках о валютных операциях и подтверждающих документах, и формирования указанных справок по истечении нормативного срока от получения первичного документа. Кроме того, реализован набор отчетов, позволяющий проанализировать состояние валютного контроля в компании.

Обзорная презентация:

Управление оборотным капиталом и валютными, процентными, кредитными рисками 31,5 MB, MPR 3,6 MB, PPT

В данной статье представлен краткий обзор раздела «Казначейство» в 1С:ERP. Информация актуальна для 1C:ERP версии 2.2.3.153.

За управление денежными средствами (далее – ДС), находящимися в кассах, на банковских счетах, валютных, специальных и депозитных счетах, а также за осуществление контроля над платежами организации в 1С:ERP отвечает система «Казначейство».

Прикладным решением в системе предусмотрены такие возможности, как:

• планирование поступлений и расходов ДС;
• отражение операций с наличными и безналичными ДС;
• контроль наличия остатков ДС;
• контроль целевого использования ДС;
• ведение расчетов в иностранных валютах;
• работа с подотчетными лицами;
• контроль взаиморасчетов;
• учет кредитов, депозитов и займов.

Таким образом, раздел «Казначейство» включает в себя следующие основные подсистемы:

Рассмотрим, какими настройками НСИ и параметрами раздела «Казначейство» можно управлять в 1С:ERP:

■ В прикладном решении есть возможность вести несколько расчетных счетов и несколько касс на предприятии. За это отвечают опции «Несколько банковских счетов» и «Несколько касс» соответственно.

Чтобы настроить банковские счета и кассы предприятия, необходимо перейти в раздел «НСИ и администрирование» — «НСИ» — «Банковские счета» / «Кассы предприятия»:

■ Также можно вести учет заявок на расход, распоряжений на перемещение, ожидаемых поступлений ДС, вести платежный календарь. Для этого в настройках раздела «Казначейство» необходимо флажок «Использовать заявки на расходование ДС».

■ Использование функциональной опции «Контролировать превышение лимитов расхода ДС» дает право запрещать проведение заявок на расход в статусах «Не согласована», «Согласована» и «К оплате», если лимит превышен.

При превышении лимита, или если заявка не изменяет ни одну из статей бюджетов, запрещается проведение заявок на расход в статусах «Согласована» и «К оплате». Также можно настроить правила лимитирования расходов ДС – применительно к моделям бюджетирования. Для этого необходимо открыть требуемую модель бюджетирования и перейти в подчиненный список «Лимиты расхода ДС»:

■ Есть возможность выбрать вариант работы со списками платежных документов:

В зависимости от выбранного варианта, платежи будут группироваться в отдельные журналы по видам либо сводиться в один общий журнал. Следует отметить, что включение общего журнала платежей доступно, только если в программе не используются заявки на расходование ДС.

■ Если включить функцию «Использовать оплату платежными картами», то в прикладном решении будут поддерживаться эквайринговые операции.

■ Опция «Использовать договоры кредитов и депозитов» позволяет хранить условия договоров (ставка, срок, обеспечение), вести графики поступлений, оплат и начислений, а также отслеживать поступления и оплаты по графику в платежном календаре.

■ Чтобы оформлять и вести учет выданных доверенностей на получение товаров, наличных ДС и других товарно-материальных ценностей, в настройках необходимо включить флажок «Использовать доверенности на получение ТМЦ». В 1С:ERP доверенности возможно оформить на основании ожидаемых поступлений товаров или наличных ДС.

■ Есть возможность использовать двухэтапный ввод авансовых отчетов: первый этап — подготовка подотчетным лицом, второй – утверждение с отражением в учете. За это отвечает опция «Использовать статусы авансовых отчетов».

■ Мы можем контролировать ДС у подотчетных лиц в разрезе статей ДДС, указанных при выдаче, включив соответствующую функцию «Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей».

■ Также в 1С:ERP реализован механизм управления ДС предприятия участника кооперации государственного оборонного заказа в соответствии с требованиями федерального закона №275-ФЗ. Использовать эту возможность нам позволяет функциональная опция «Поддержка платежей в соответствии с 275-ФЗ».

Для работы с разделом «Казначейство» в программе предусмотрены некоторые готовые шаблоны настроек прав доступа пользователей:

■ Кассир. Под этим профилем происходит оформление поступлений и выплат наличных ДС, оформление эквайринговых операций.

■ Казначей. Под этим профилем ведутся операции по банку, осуществляются расчеты с подотчетными лицами, происходит оформление и изменение планируемых поступлений ДС, оформление распоряжений на перемещение ДС, заявок на расходование ДС, согласование заявок на расходование ДС, редактирование статей ДДС, работа с платежным календарем.

■ Инициатор заявок на расходование ДС. Такой профиль дает пользователю отдельную возможность вводить и отслеживать заявки на расходование ДС.

■ Участник расчетов между организациями (дополнительный). Такой профиль разрешает отдельно настраивать доступ к организациям и банковским счетам организаций по виду доступа «Организации».

Состав и функциональные возможности каждой из подсистем раздела «Казначейство» будут рассмотрены более подробно в следующих статьях.

Материал подготовила: Регина Кучерова, руководитель проектов 1С компании Neti