Глава 1. Внутренняя почта.
Моя организация использует в качестве корпоративной почты почту Яндекс с делегированием домена, а в качестве почтового клиента встроенную почту 1С:Документооборота. Настройка и тестирование почты велось в течение 2018 года на технологических платформах версий 8.3.10.2650 и 8.3.12.1685 и версиях конфигурации 2.1.11.5 и 2.1.12.2.
С настройками «из коробки» почта работала крайне плохо, часть пользователей перешла на web-доступ к Яндекс.Почте и выпали из корпоративной системы документооборота. Первое, что пришло на ум — перенастройка потоков сбора почты. По умолчанию учётные записи почты распределяется на потоки по 50 штук. Потоков всего 10, регламентные задачи «Прием отправка почты (номер потока)» запускаются каждые 30 секунд. Мне кажется это перебор и в настоящее время у хорошо себя зарекомендовали следующие настройки для 80 учётных записей: 2 потока, запуск каждый день с 7:00 по 23:00 каждые 600 секунд, завершать через 900 секунд, повторять через 600 секунд.
Но это не всё. Параметр «завершать через 900 секунд» введён потому, что почта очень глючит и может зависнуть. Почему? Не понятно. Техподдержка Яндекса отправила меня воспроизводить ошибки через «нормальный» почтовый клиент, а техподдержка 1С ткнула пальцем в ошибки TCP-пакетов в дампе WireShark и сказала, что у меня «неправильный» Интернет.
А ошибки очень занимательные.
<ОбщийМодуль.ЛегкаяПочтаСервер.Модуль(25)>: <ОбщийМодуль.Почта.Модуль(184)>: Ошибка при вызове метода контекста (Подключиться) Соединение.Подключиться(Профиль, ПротоколИнтернет); по причине: Произошла ошибка соединения с сервером при работе с IMAP. Код ошибки: 4 Ответ сервера: Yandex IMAP4rev1 at imap16j.mail.yandex.net:993 ready to talk with ::ffff:xx.xx.xx.xx:64776, 2019-Jan-02 11:10:49, mAYgYsk5YCg1
Сразу скажу, что к ошибкам протокола IMAP версии 4 этот код ошибки (а у меня было ещё 41 и 6) не имеет никакого отношения. Эти коды придуманы в 1С и они их не раскрывают (я просил). Согласно этой статьи для работы с почтовыми протоколами в 2015 году использовалась open source библиотека libetran, она поддерживается до сих пор, так что может и сейчас используется. Это делает ситуацию ещё более непонятной.
Не буду расписывать разнообразие ошибок, потому что их объединяет одно: информация об ошибке ничего не объясняет, а только запутывает, гугление приводит к единичным запросам на форумах, на которые не получены ответы.
Среди законов Мёрфи есть третий закон Финэйгла, который гласит, что в любом наборе исходных данных самая надежная величина, не требующая никакой проверки, является ошибочной. После долгих тестирований и раздумий над результатами я решил усомниться в корректности работы технологической платформы с механизмами шифрования почты. Для проверки этой крамольной мысли обратил взор на программу, которая хорошо известна нам всем. Это Stunnel.
И всё. Ошибки из массовых стали единичными.
Глава 2. Выполнение задач по почте.
Выполнение задач по почте — шикарная возможность 1С:Документооборота, которая не только позволяет сэкономить на лицензиях в ряде случаев, но и организовать удалённую работу руководителей, по согласованию документов. Однако «из коробки» она также не работает при использовании Яндекс.Почты.
Немного теории про удаление писем в протоколе IMAP. В этом протоколе для удаления письма нужно сначала его пометить на удаление, а потом удалить. Если мне память не изменяет, удаление писем должно происходить при закрытии ящика (команда CLOSE), при завершении сеанса (команда LOGOUT) и при сжатии ящика (команда EXPUNGE). Так вот сервера Яндекс.Почты удаляют письма только по команде ОчиститьУдаленныеСообщения() для объекта ИнтернетПочта (видимо это EXPUNGE), а во всех остальных случаях оставляют помеченные для удаления письма в ящике. А дальше происходит странный глюк, которого по идее быть не должно: процедура ПолучитьВходящиеСообщенияСистемнойУчетнойЗаписи общего модуля ВыполнениеЗадачПоПочтеСервер получает все письма и начинает их обработку, потом снова все и так далее. Если при обработке входящего письма происходит ошибка, то в сторону адресата уходит соответствующее письмо, что с одной стороны логично, но с другой приводит к ещё одному виду глюков, который выражается в переписке почтовых роботов.
Я написал обработку, которая имеет 2 команды:
- автоматическая очистка почты сервера — удаление помеченных на удаление писем, период запуска равен периоду запуска регламентного задания «Выполнение задач по почте».
- автоматическая очистка всей почты сервера — удаление всех писем, запуск ночью один раз в день.
Единственный нюанс при запуске этой обработки, нужно указать пароль к встроенной учётной записи. Мне было лень разбираться где его хранит система.
Всё, извините за небольшой сумбур и много букв. Всех с наступившим!
Содержание
Новости
Деловая встреча для страховых брокеров: «Смотри на XBRL проще!»
- 05.11.2019
Контролируй свой вес! Автоматизация весового поста с помощью решения от RG-Soft.
- 30.10.2019
Вебинар: Оценка 360 градусов
- 15.10.2019
- 26.Июл.2019
Ежедневно каждому из нас приходит десяток писем на электронную почту и поток push-уведомлений на телефон из всевозможных мессенджеров. Жена пишет смс с просьбой купить молока, начальник спрашивает, когда будет готов договор, Google календарь напоминает о приеме к врачу и тут же прилетает новый запрос в друзья от давно позабытого одноклассника на Facebook. О количестве спама можно даже не упоминать. Каждый хочет перетянуть на себя внимание, личные напоминания перемешиваются с рабочими задачами, и мы просто начинаем на автомате сбрасывать очередной надоедливый push.
При внедрении системы электронного документооборота, уведомлений становится еще больше. И одна из ключевых ошибок на старте – игнорировать тщательную настройку и включать уведомления по умолчанию обо всем. Нам кажется, что будет здорово получать уведомления о каждом шаге наших сотрудников, о исполнении задач, сроках. Но уже через пару дней почта засоряется от десятков похожих друг на друга уведомлений, и мы просто перестаем обращать на них внимание, рискуя при этом пропустить действительно важное.
Цените свое время. Настраивайте уведомления правильно.
Каждое уведомление – это прерывание от текущей работы. И когда оно не несет в себе пользы – это не только отнимает рабочее время, но и раздражает. Система 1С: Документооборот имеет гибкую настройку уведомлений. Каждый пользователь при необходимости может скорректировать какие уведомления и как часто он хочет получать. Не стоит этим пренебрегать и равнять всех под одну гребенку общими настройками Администратора системы.
Всего в системе предусмотрено три способа отправки уведомлений:
Пользователей, что сидят в программе постоянно, как правило, не так уж много, поэтому вариант «всплывающим окном» не так популярен.
Для получения SMS-оповещений потребуется заключение договора с поставщиком услуг, поддерживаемым подсистемой. Услуга платная. Поддерживаются следующие провайдеры: SMS.RU, SMS-ЦЕНТР, СМС-Услуги и GSM-INFORM, Билайн, МТС.
Поэтому самый доступный вариант, но одновременно коварный – уведомления по электронной почте. Коварство заключается в том, что на почту нам итак ежедневно поступал поток писем, а теперь их становится еще больше. Этого можно избежать, если подойти к настройке уведомлений осознанно.
О чем можно получать уведомления?
Почти обо всем, но делать так не стоит. Я расскажу о ценных в работе уведомлениях на которые стоит обратить внимание.
В первую очередь — это поступление новых задач. Такие уведомления освобождают вас от постоянного нахождения в системе и ручного обновления списка задач. Помимо этого, полезной будет информация о приближении срока исполнения задачи и назначении ответственности за документ. Но каждый пользователь вправе сам выбирать какие уведомления для него важны.
Мало кто знает, что в 1С: Документооборот каждый пользователь может подписываться на интересующие его события. Например, при подписке на появление новых файлов в конкретной папке программа сформирует следующее уведомление:
Если у пользователя есть право на просмотр календарей других пользователей, можно подписаться на появление новых записей в календаре интересующего сотрудника.
Чтобы подписаться на изменения в объекте, необходимо зайти в его карточку. Например, можно получать уведомления об изменениях в документе или добавлении нового вложения.
У каждого объекта предусмотрен свой набор событий, на которые можно подписаться. В таблице ниже указан пример событий при подписке из карточки пользователя.
Перенаправлена задача пользователю
Поступила новая задача пользователю
Подошел срок задачи пользователя
Просрочена задача пользователя
Подошел срок контроля пользователя
Истек срок контроля
Новая запись календаря пользователя
Создание отсутствия пользователя
Просрочена задача автора
Отличный способ сократить количество уведомлений – это собрать их в отчет и настроить расписание его рассылки на электронную почту.
Например, уведомление об окончании сроков действия документов логично собрать в единый отчет «Список документов, срок действия которых истекает в следующем месяце». В расписании указать, что отчет необходимо отправлять на ответственного каждое первое число месяца в 9:00.
Рассылка отчетов может быть личная, на указанных в настройке получателей или свой отчет для каждого получателя. Например, каждый понедельник перед очередной планеркой «Еженедельный отчет об исполнительской дисциплине» каждый руководитель будет получать по своему подразделению.
Можно использовать для рассылки типовые отчеты или настраивать персональные. В рассылке может быть несколько отчетов. Дополнительно отправленные отчеты можно публиковать в указанную в настройках папку. Формат файлов, текст письма, необходимость архивирования с доступом по паролю – указываются индивидуально в каждой рассылке.
Для порядка настройте в почте отдельную папку или иерархию папок для уведомлений из программы с правилами сортировки писем. Это позволит вам с первого взгляда понимать, поступила новая задача или пришел отчет для ознакомления и рассчитывать свое время.
Уделите настройке уведомлений больше времени в начале своей работы с системой, уверена, что потом вы неоднократно скажете себе за это «спасибо».
Обратитесь к нам за помощью прямо сейчас!
Мы предоставляем консультационные услуги.
В своей сфере — мы лучшие, благодаря богатому опыту.
Андрей Бирюков
Ежедневно в организациях принимается большое количество самых разнообразных управленческих решений, поэтому важнейшая функция системы используемого в компании электронного документооборота – реализовывать задания и поручения.
Система электронного документооборота 1С:Документооборот предоставляет пользователям мощнейшие инструменты для управления задачами и обеспечивает четкий оперативный контроль исполнительской дисциплины, фиксируя срок исполнения, даже когда имеет место быть перенаправление задач.
На рабочем столе 1С:Документооборот можно увидеть сразу несколько виджетов с функциями управления задачами, причем для оперативной оценки текущей ситуации не нужно углубляться в систему, достаточно посмотреть основные показатели.
Выполнение задач
Один из важнейших и самых востребованных пунктов – «Задачи мне», обеспечивающий доступ к задачам текущего пользователя.
Контроль исполнения и отчеты по задачам
Задачи отдела – функционал руководителя подразделения, дающий возможность контролировать загрузку подчиненных, оперативно отслеживать текущую ситуацию по задачам и исполнительской дисциплине.
Виджет «Контроль» обеспечивает быстрый доступ к контрольным поручениям и документам с отображением текущих статусов состояния контролируемых объектов.
Подсистема управления процессами в 1С:Документооборот позволяет создавать задачи и поручения различной сложности, как произвольного характера, так и строго регламентированные на основе заранее разработанных шаблонов.
Постановка задач
Задачи в системе – это визуальные фиксированные точки прохождения бизнес-процесса с механизмами управления им.
Каждый из участников процесса видит задачи, адресованные непосредственно ему, и, соответственно, в рамках этих задач может осуществлять предопределенные системой действия.
Пользователи, наделенные специальными правами, могут наблюдать, изменять задачи других пользователей и состояние самого бизнес-процесса с целью осуществления оперативного контроля или устранения ошибок.
Например, руководитель, при определенной настройке системы, имеет полный доступ к задачам своих подчиненных.
Удаление задач
Руководитель также может и вовсе приостановить или прервать активный бизнес-процесс, который, например, был запущен по ошибке, или потерял свою актуальность.
Как управлять задачами и поручениями в 1С:Документооборот
Процессы представляют собой заранее настроенные схемы, по которым действия производятся от старта до завершения. По мере продвижения процессов по маршруту пользователям автоматически направляются соответствующие задачи – согласовать, исполнить, утвердить, и т.д
Перечислим типовые процессы, заложенные разработчиками:
- Согласование* с одним или несколькими сотрудниками любых видов документов, файлов или вопросов.
- Исполнение поручений одному или группе коллег с настройкой порядка, контроля и проверки исполнения.
- Рассмотрение документов. При этом ответственное лицо может оставить резолюцию.
- Ознакомление коллег с тем или иным документов без «обратной связи». Обратную связь автор может получить, воспользовавшись двумя предыдущими процессами.
- Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
- Утверждение/Подписание исходящего или внутреннего документа ответственным за это лицом.
- Приглашение на любое мероприятие.
- Комплексный процесс автоматизирует разветвленные процессы со сложной структурой. Строится из типовых процессов, происходящих в рамках преднастроенного шаблона.
*Наиболее востребованный и популярный процесс.
Его можно направлять пользователям по одной из трех схем:
- Всем сразу (параллельное согласование).
- По очереди (последовательное согласование).
- Смешанно (параллельно-последовательное согласование).
В качестве согласующих можно использовать конкретных пользователей, системные автоподстановки и ролевую адресацию.
Срок согласования можно устанавливать для каждого согласующего лица индивидуально или конкретной датой и временем, или продолжительностью – дни, часы, минуты.
В результате согласования согласующими могут быть приняты положительные решения «Согласовано», «Согласовано с замечаниями», либо отрицательное – «Не согласовано». Визы согласования могут быть подписаны с помощью электронной подписи.
Если результат согласования «Не согласовано», то автору возвращается задача на доработку. После исправления замечаний процесс можно перезапустить на следующий цикл согласования, либо завершить процесс, если замечания неустранимы.
По результатам согласования формируется печатная форма листа согласования с визами согласующих, датой согласования и комментариями.
Макеты печатных форм при наличии определенных знаний и опыта можно редактировать для собственных нужд.
Поручение в 1С:Документооборот ставится процессом «Исполнение». Он может быть запущен произвольно (инициативные поручения), или на основании преднастроенных шаблонов.
Если исполнителей несколько, самого первого в списке можно назначить ответственным исполнителем по задаче. Ответственный исполнитель завершает свою задачу последним, по результатам исполнения соисполнителями своих задач.
Если при постановке поручения был указан проверяющий, то после исполнения задач всеми исполнителями проверяющему приходит задача «Проверить результаты исполнения», и при необходимости – вернуть задачи на доработку.
Механизм использования шаблонов бизнес-процессов
Устоявшиеся рабочие процедуры любой компании можно описать как шаблоны процессов, и использовать их, как при работе с документами, так и независимо. Шаблоны процессов настраиваются администратором один раз и могут быть предопределенными (нельзя менять) и рекомендательными (можно менять).
Процессы по шаблонам могут запускаться программой автоматически, например, при создании нового документа или при его регистрации.
Увидеть полный список запущенных процессов и задач можно в разделе «Совместная работа» или «Управление процессами».
